Zo maak je optimaal gebruik van de zomerperiode

Maandag 27 mei 2019 | Leestijd: 6 minuten | Silvie van de Haterd

Waar denk jij aan bij het woord zomer? Zon, zee, strand, vakantie? Of ben jij juist degene die het fort bewaakt terwijl jouw collega’s op vakantie zijn? De zomer is in veel branches een rustigere periode. Dat betekent dat je over het algemeen meer tijd hebt voor dingen waar je normaal gesproken niet aan toe komt, zoals opruimen. Één goede opruimvakantie kan er voor zorgen dat jij de volgende zomer tijd over hebt om van de zon te genieten. Hoe je dat voor elkaar kunt krijgen? Wij hebben wel wat tips voor je!

Opruimen is de beste tijdsbesteding in de zomer

Manutan onderzocht het een paar jaar geleden al, en elk jaar wordt het weer herhaald: het opruimen van je werkplek is bij uitstek iets om in de zomerperiode te doen. Denk daarbij niet alleen aan het bureau, maar ook aan de (archief)kasten, het magazijn en de werkplaats. Het belangrijkste voordeel van opruimen, is dat je weer met een schone lei begint aan de hectiek die na de zomer geheid weer de kop opsteekt. Want wat werkt er nou prettiger dan een werkplek waar je alles kunt vinden, waar geen onnodige troep ligt en die overzichtelijk is? Sommige mensen zullen zeggen dat ze beter presteren in een staat van (georganiseerde) chaos, maar het gezegde luidt niet voor niets: een opgeruimd huis (lees werkplek) is een opgeruimd hoofd.

Er zijn verschillende methodes om op te ruimen en opgeruimd te blijven. De meest bekende methode op dit moment is KonMari van opruimgoeroe Marie Kondo. Haar ideeën over opruimen zijn niet alleen geschikt voor in huis, maar kunnen ook perfect gebruikt worden op de werkvloer. Zij laat je vooral nadenken over welke items nuttig voor je zijn, en waar je blij van wordt. Deze items organiseer je en al het andere doe je weg. Het kan natuurlijk zo zijn dat de KonMari methode niet helemaal bij jou past. Dat betekent echter niet dat je het opruimen dan maar aan je neus voorbij moet laten gaan. Er zijn andere methodes die eenzelfde effect hebben, maar wel met een andere insteek te werk gaan. Kijk maar eens naar de Japanse 5S methode, of naar SPACE. Beide methodes zijn praktisch en systematisch van aard. Wist je dat opruimen overigens ook écht goed voor je is? Wil je hier meer over weten?

Opruimen voor een veilige werkplek

Naast dat een opgeruimde werkplek netjes staat en zorgt voor rust, is het grootste voordeel van een opgeruimde werkplek dat het veiliger is. Waar je spullen beter kunt vinden, maak je minder snel fouten. Alles wat netjes op zijn plek ligt, kan moeilijker verward worden met iets anders. Stel je voor dat een ziekenhuis niet opgeruimd zou zijn, en je een verkeerd medicijn zou krijgen omdat het op de verkeerde plek ligt. Of een werkplaats waar alles, van gereedschap tot kabels en afval, rondslingert met het risico dat je er over struikelt. Een ongeluk zit in een klein hoekje maar opruimen helpt de risico’s te verminderen.

GO DIGITAL

Er is één punt dat Marie Kondo benoemt waar wij Infolanders ons vooral goed in kunnen vinden: Go Digital! Heel simpel, alles wat je digitaal kúnt doen, scheelt je rommel in het echte leven. Maar wat als je digitale werkleven een nog grotere rotzooi is dan je bureau? Bij opruimen denken we misschien niet direct aan het opruimen van de eindeloze verzamelde berg data. Maar juist dat zorgt ook voor lucht en ruimte in je werk. En wist je dat je ook hiervoor de KonMari methode kunt gebruiken? Met dezelfde simpele vraag, heb ik het nodig of word ik er blij van, kun je je pc, laptop of smartphone opruimen. Bestanden die je al 3 jaar niet geopend hebt en waarvan de titel je niet blij maakt: neem er afscheid van. Alle printscreens die je gemaakt hebt? De kans is groot dat die hun doel al gediend hebben en dat je die echt niet meer nodig hebt. En zo kun je nog wel even doorgaan. Net zo lang tot je digitale leven ook Marie Kondo ademt. Of je kiest een andere methode om je digitale leven op te ruimen, als het maar bij je past en zorgt voor innerlijke rust.

Houd de schone lei ook schoon

Heb je in de zomer opgeruimd, alles gesorteerd en ligt of staat alles op een logische plek? Dan is het na de zomer belangrijk om het ook zo te houden. De meeste methodes benadrukken dit belang ook, alleen ligt verslapping op de loer. Je kunt natuurlijk altijd alles terugleggen waar het hoort en direct dingen weggooien die je niet meer nodig hebt. Maar helaas is dit vaak niet haalbaar. In hectische tijden is daar gewoon niet altijd tijd voor. Wat wel haalbaar is, is om af en toe een pauzemoment in te lassen waarbij je weer even kijkt wat er nu allemaal ligt, wat je nog nodig hebt en wat er weg mag. Het psychologische voordeel van het bereiken van direct resultaat, werkt ook bij dit soort korte momenten.

STAY DIGITAL

Je hebt vaak niet door hoeveel bestanden je nou daadwerkelijk op je computer verzamelt, wat de inhoud van deze bestanden is, hoeveel e-mails je in je mailbox laat staan terwijl je ze al afgehandeld hebt én welke apps je op je smartphone bewaart. Is dit bij jou het geval, dan kan er opnieuw opgeruimd worden! Want als je het bestaan van sommige dingen niet weet, gebruik je ze ook nooit. Maar dat opruimen zul je wel zelf moeten doen, al zijn er tools die bijvoorbeeld dubbele foto’s of bestanden verwijderen. Ook het gebruik van auto-archiveren in je mailbox, is een handige methode om je mailbox opgeruimd te houden zonder de informatie weg te hoeven gooien. Daarnaast helpt een documentmanagementsysteem om bestanden op slimme manier op te slaan en te managen. Dat niet alleen, zoeken in een DMS is vaak vele malen makkelijker dan in andere opslagmedia. Duplicaten zijn verleden tijd, en je hebt altijd de meest recente en dus relevante versies bij de hand. Zelfs thuis, bij een klant of in het buitenland, dankzij de DMS app.

Ben jij benieuwd welke kansen er voor jouw organisatie liggen op het gebied van efficiëntie? Neem eens een kijkje op onze website óf neem contact op met onze experts om samen te sparren over dit onderwerp.

Dit vind je wellicht ook interessant: