Zes belangrijke punten voordat je start met documentmanagement

Elke organisatie heeft te maken met documenten. Denk aan verslagen en notulen maar ook kwaliteitsdocumenten zoals protocollen, procedures en werkinstructies. Hoe ga je als organisatie om met dit soort documenten, hoe zijn de juiste documenten snel te vinden en hoe lang moeten ze bewaard worden? Allemaal vragen waar je als organisatie een antwoord op moet geven.

De voorbereiding

Starten met documentmanagement vraagt om een gedegen voorbereiding. Om wildgroei en doublures van documenten te voorkomen, moet er vooraf nagedacht worden over praktische vraagstukken zoals; wie schrijft welke documenten en wanneer? Wie houdt de regie? En hoe gaan we documenten op een toegankelijke manier aanbieden aan de eindgebruiker? Ook het technische aspect vereist aandacht. In de huidige tijd, waarin gebruikers meer en meer met mobile devices zoals een iPad of smartphone werken, neemt de vraag naar het ontsluiten van documenten via dit soort apparaten toe.

De norm

Bij veel organisaties is kwaliteitsmanagement een essentieel onderdeel van de dagelijkse bedrijfsvoering. Er zijn diverse stakeholders (overheden, klanten, cliënten, opdrachtgevers) die dit van organisaties eisen. Je kunt hierbij denken aan bijvoorbeeld ISO, HKZ of INK certificeringtrajecten. Het gaat bij dit soort  trajecten vaak om grote hoeveelheden documenten. Om deze documenten te borgen, wordt regelmatig gezocht naar softwarematige ondersteuning die het maken en beheren van documenten kan vereenvoudigen. Benieuwd met welke zes punten je rekening moet houden voordat je start met documentmanagement? Download dan hieronder het artikel!

Kirsten van Blijswijk adviseert en begeleidt organisaties in de gezondheidszorg bij vraagstukken over het kwaliteitsmanagementsysteem van Infoland.
© Infoland B.V. 1998-2017