• Support
  • Trainingen
  • Software updates
  • Community
  • Nederlands Nederlands Nederlands nl
  • English English Engels en
  • Nederlands-België Nederlands-België Nederlands-België be
Infoland
  • Software
    • Zenya software suite (Voorheen iProva)
      • Zenya DOC Document management systeem
      • Zenya FLOW Incident management software
      • Zenya CHECK Audit management systeem
      • Zenya RISK Risicomanagement software
      • Zenya Apps
    • iQualify
    • Over onze software
      • Updates en Releases
      • Service en Support
      • Techniek en Systeemeisen
      • Security en Privacy
      • Betrouwbaarheid en continuïteit
      • Integraties
  • Branches
    • Bouw
    • Industrie
    • Voedingsindustrie
    • Farmacie
    • Transport en logistiek
    • Utility
    • Laboratoria
    • Zorg
    • Onderwijs
  • Referenties
  • Over ons
    • Support
    • Medewerkers
    • Vacatures
    • Evenementen
    • Historie
  • Contact
  • Inspiratie
  • Gratis demo
  • Menu Menu
Deel dit stuk
  • Deel via Facebook
  • Deel via Twitter
  • Delen via WhatsApp
  • Deel via LinkedIn
  • Delen via e-mail

Waarom jij het proces rondom werkvergunningen moet automatiseren!

Maandag 9 december 2019| Leestijd: 4 minuten | Iris Boderie

Bedrijven met een verhoogd veiligheidsrisico hebben er allemaal mee te maken: externe partijen die specifieke werkzaamheden binnen de organisaties komen uitvoeren. Denk bijvoorbeeld aan lassers, monteurs, elektriciens etc. Officieel moeten er voor al deze werkzaamheden aanvragen worden ingediend om de kwaliteit en veiligheid te kunnen waarborgen. Hiermee kan de kans op lichamelijk letsel en materiële schade namelijk verkleind worden. Maar aangezien het vaak niet om één aanvraag gaat maar om meerdere, is dit behoorlijk arbeidsintensief. Toch moet het gebeuren, aangezien niemand voor onaangename verassingen wilt komen te staan. Maar hoe doen we dit op een zo efficiënt mogelijke manier?

Het komt altijd op hetzelfde neer…

Over welke aanvraag je het ook hebt, over het algemeen verloopt het proces in alle gevallen via de volgende stappen:

  1. Allereerst ga je de aanvraag indienen: wie komt wanneer welk werk doen, wat nemen ze mee etc.
  2. Vervolgens komt de aanvraag bij de beheerder uit die de aanvraag moet beoordelen, eventueel beheersmaatregelen moet nemen en, bij werk met een verhoogd risico, een taak-risico-analyse dient uit te voeren.
  3. Aan de hand van de informatie die uit de vorige stappen komt, wordt de aanvraag goedgekeurd of afgewezen.

Qua opzet lijkt dit proces op het proces rondom klachtenmanagement. Er komt een klacht binnen en vervolgens komt hij bij de verantwoordelijke uit die de klacht moet beoordelen en eventueel een verder onderzoek in gang moet zetten. Aan de hand van de beoordeling, het onderzoek etc. kan hij/zij een beheersmaatregel doorvoeren of de klacht afwijzen.

Waar klachtenmanagement vaak geautomatiseerd wordt, zien we dat bij het proces rondom werkvergunningen nog een stuk minder. Eigenlijk best vreemd, aangezien het automatiseren van werkvergunningen op dezelfde manier kan als het automatiseren van klachtenmanagement. Daarnaast kan het jou veel kostbare tijd besparen én kun je jezelf met een geautomatiseerde workflow beter indekken, mocht er toch een keer iets fout gaan.

Hoe werkt het in de praktijk?

Het goed verwerken en borgen van alle vergunningsaanvragen (en de daarbij horende afspraken) is dus een belangrijk onderdeel. Het stelt jou namelijk in staat om de kans op lichamelijk letsel en materiële schade (voor zover mogelijk) te beperken, aangezien er vooraf kritisch gekeken wordt naar de eventuele risico’s die de werkzaamheden met zich mee kunnen brengen.

Op dit moment gebruiken veel organisaties Excel voor het bijhouden en borgen van vergunningsaanvragen. Op zich is dit geen probleem, mits het om enkele aanvragen per jaar gaat. Maar heb jij met meerdere aanvragen te maken (denk bijvoorbeeld aan organisaties waar werkzaamheden worden uitgevoerd in gevaarlijke omgevingen zoals chemiebedrijven of organisaties die werkzaam zijn in de bouw), dan loont het zich om Excel te vervangen voor een geautomatiseerd meldsysteem.

Werkvergunning aanvraag in iProva

De voordelen van een geautomatiseerd meldsysteem zijn:

  • Uniformiteit

    Alle aanvragen worden op dezelfde manier ingediend en afgehandeld.

  • Snelheid

    Het proces wordt geautomatiseerd door een vooraf ingestelde workflow waardoor het aantal administratieve taken verminderd wordt.

  • Volledigheid

    Een aanvraag kan pas worden goedgekeurd of afgekeurd als alle stappen zijn doorlopen en alle informatie volledig is.

  • Risico’s worden in kaart gebracht en geanalyseerd

    Er kan eenvoudig een risico-analyse aan de workflow worden toegevoegd, mits noodzakelijk.

  • Verantwoordelijkheid wordt gewaarborgd

    Aan elke aanvraag wordt een verantwoordelijke gekoppeld, zodat het eenvoudig te achterhalen is wie een aanvraag heeft goed- of afgekeurd (plus de reden hiervan).

  • Altijd in- en overzicht

    Dankzij een geautomatiseerd dashboard heb je voortdurend overzicht in alle binnengekomen aanvragen en wordt er real-time informatie over de voortgang van de aanvragen getoond.

  • Toegankelijkheid

    Je hebt altijd en overal toegang tot alle informatie omtrent een aanvraag. Daarnaast kan er aan een vergunning een geldigheid (meestal één dag met de mogelijkheid tot verlenging tot maximaal één week) worden toegevoegd. Zo is het altijd inzichtelijk of een vergunning nog geldig is of al verlopen is.

  • Kwaliteit wordt gewaarborgd

    Alle stappen (dus ook de genomen maatregelen, risico-inventarisaties etc.) worden in het systeem opgeslagen en bewaard. Daarnaast kan niet zomaar iedereen informatie toevoegen en aanpassen bij een aanvraag dankzij een goede rechtenverdeling.

Kan jouw proces rondom het aanvragen van werkvergunningen ook beter? Dan is het automatiseren van dit proces wellicht een oplossing. Benieuwd naar de mogelijkheden van een geautomatiseerd systeem voor jouw organisatie? Neem dan een kijkje op onze website of neem vrijblijvend contact op met onze professional Rob Konings op 040-8485868 of  r.konings@infoland.nl

Dit vind je wellicht ook interessant:

Kwaliteitsmanagement
14 september 2020

Kwaliteit is van iedereen – 5 tips voor meer draagvlak

iQualify 1 | | Hogere kwaliteit van onderwijs? Zet digitalisering door! | Infoland
17 augustus 2020

Hogere kwaliteit van onderwijs? Zet digitalisering door!

Soft controls
3 augustus 2020

Grip op risico’s met soft controls in risicomanagement

Uitg. afb. externe audits | | Goed voorbereid een externe audit in, hoe doe je dat? [Tips] | Infoland
6 juli 2020

Goed voorbereid een externe audit in, hoe doe je dat? [Tips]

Corona - Infoland
5 maart 2020

Wat we kunnen leren van het coronavirus

Contact

Infoland Veldhoven
De Run 6801
5504 DW Veldhoven

+31 (0)40 848 58 68
steluwvraag@infoland.nl

   

Bedrijf

Vacatures
Nieuwsbrief
Evenementen
Infoland community
Privacy- en cookieverklaring

Recente berichten

  • Maak je DMS krachtiger met workflow management
  • Kwaliteit is van iedereen – 5 tips voor meer draagvlak
  • Hogere kwaliteit van onderwijs? Zet digitalisering door!
© Infoland B.V. 1998-2021
Achteroverleunen tot het (nog eens) gebeurt? uitgelichte afb reactief naar proactief incidentmanagement | | Achteroverleunen tot het (nog eens) gebeurt? | Infoland VUCA Wat kun je met VUCA en wat is de betekenis van VUCA-wereld?
Scroll naar bovenzijde