Vijf vragen bij de keuze van een procesmanagementsysteem [+ infographic]

Is jouw procesmanagementsysteem bedoeld voor een specialist die hier alle details in moet kunnen vastleggen en analyseren? Of wordt het juist gebruikt om processen binnen de organisatie met anderen te delen? In het eerste geval wil je zoveel mogelijk informatie kwijt kunnen en gaat het erom dat de specialist het snapt. In het tweede geval is het belangrijk dat de output begrijpelijk is voor een grotere groep medewerkers, vaak van verschillende niveaus. Communicatie vanuit het systeem is hierbij de key feature. Een zeer specialistisch en gedetailleerd systeem, waar je veel variabelen in kwijt kunt, kan dan verwarrend werken. En dat terwijl een specialist hier juist wél naar op zoek is. Kies dus een procesmanagementsysteem dat past bij de gebruiker(s).

Als je een procesmanagementsysteem standalone gaat gebruiken, maakt het op dat vlak niet zoveel uit welk systeem je kiest. Dan kies je het systeem dat het beste past bij eventuele andere eisen en wensen. Maar, als procesmanagement in jouw organisatie deel uitmaakt van kwaliteitsmanagement, dan is het handig (of zelfs noodzakelijk) dat het systeem integreert met het kwaliteitsmanagementsysteem.

Als het procesmanagementsysteem verankerd is in je kwaliteitsmanagement, dan is het uitwisselen van  gegevens met andere onderdelen van je kwaliteitsmanagementsysteem, zoals bijvoorbeeld document- en incidentmanagement vaak standaard geregeld. De samenwerking tussen de verschillende onderdelen is dan vanzelfsprekend.

Sommige systemen kunnen, aan de hand van bepaalde invoer, automatisch een visuele weergave van je processen genereren. Dat klinkt als een hele mooie feature natuurlijk, maar dit werkt voor de ene organisatie beter dan voor andere. Want het betekent wel dat je een aantal verplichte velden moet invullen én dat alles volgens eenzelfde stramien ingevoerd moet worden. Heb je ontbrekende of afwijkende gegevens, dan loop je al snel tegen de beperkingen aan.

Andere systemen zijn veel dynamischer ingericht. Hierbij kun je zelf veel eenvoudiger kiezen welke gegevens je wilt of moet invoeren. Dit betekent dat je veel organischer kunt werken. Het voordeel daarvan is dat je al kunt vastleggen wat je weet, zonder dat je direct na hoeft te denken over de zaken die je nog niet weet. Oftewel: je kunt bekende gegevens direct verankeren, zonder dat de gegevens compleet zijn. De keuze voor wat beter bij jouw organisatie past, kan ook afhangen van welke medewerkers gegevens in moeten voeren, en hoe gestructureerd dit moet zijn.

Hoe beter je processen in kaart kunt brengen, hoe makkelijker dit in te passen is in je risicobeheer. Zo zijn goed beschreven processen hét startpunt van een risicoscan, maar zijn ze ook van grote waarde bij incidentanalyses. Hoe beter je procesmanagementsysteem met je risicomanagementsysteem integreert, hoe beter de wisselwerking tussen beide systemen is. Maak je dus al gebruik van een risicomanagementsysteem of overweeg je dit te gaan gebruiken, is het goed hier bij de keuze van je procesmanagementsysteem alvast rekening mee te houden. Volwassen risicomanagement vereist namelijk dat je als organisatie je (interne) processen kent.

Zo draait het bij een FMEA (Failure Mode and Effect Analysis) risico-analyse om de processen binnen de organisatie. Om dit soort risico-analyses goed uit te kunnen voeren, is een goede vastlegging van processen een absolute must. Met een procesmanagementsysteem borg je deze vastlegging.