• Support
  • Trainingen
  • Software updates
  • Community
  • Nederlands Nederlands Nederlands nl
  • English English Engels en
  • Nederlands-België Nederlands-België Nederlands-België be
Infoland
  • Software
    • iProva Kwaliteits- & risicomanagement
      • Documenten & Processen Documentmanagement
      • Melden & Analyseren Incidentmanagement
      • Meten & Inspecteren Auditmanagement
      • Risicomanagement Risicoanalyse & beheersing
      • iProva apps Search, Capture & Assist
    • iQualify Digitaal Toetsen
    • Over onze software Infoland SaaS
  • Branches
    • Bouw
    • Industrie
    • Voedingsindustrie
    • Utility
    • Laboratorium
    • Farmacie
    • Transport & Logistiek
    • Onderwijs
    • Zorg
  • Referenties
  • Inspiratie
  • Over ons
    • Servicedesk
    • Medewerkers
    • Evenementen
    • Vacatures
  • Gratis demo
  • Contact
  • Menu Menu
Deel dit stuk
  • Deel via Facebook
  • Deel via Twitter
  • Delen via WhatsApp
  • Deel via LinkedIn
  • Delen via e-mail

Vijf vragen bij de keuze van een procesmanagementsysteem [+ infographic]

Dinsdag 20 augustus 2019 | Leestijd: 6 minuten | Silvie van de Haterd

Steeds meer organisaties krijgen er mee te maken: procesmanagement. Of het nu is vanwege ISO certificeringen of om andere interne of externe redenen, een procesmanagementsysteem kan de organisatie helpen om dit op poten te zetten. Maar zomaar iets kiezen, dat is nooit verstandig. Een goede voorbereiding zorgt dan ook voor een betere, weloverwogen keuze. Maar met welke zaken moet je rekening houden voordat je een procesmanagementsysteem aanschaft?

Fabel: Procesmanagement is alleen interessant voor grote organisaties

Laten we beginnen met de basis: wanneer is procesmanagement van belang binnen je organisatie? Vooral grote, volwassen organisaties, met complexe processen, hebben er belang bij om hun processen in goede banen te leiden. Maar betekent dit dan dat kleinere organisaties of organisaties met minder complexe processen hier geen baat bij hebben? Nee, zeker niet. Want een organisatie is vaak continu in beweging en in ontwikkeling, het kan groeien of veranderen. Dus wat nu nog niet relevant lijkt, kan dat op (korte) termijn ineens wel zijn.

Procesmanagement is de systematische aanpak rondom optimalisatie en automatisering van bedrijfsprocessen en veel organisaties hebben hier behoefte aan. Dit kun je met Word, Visio of zelfs Excel doen, dit zal voor bepaalde organisaties zeker werken. Maar als je professionele stappen wilt zetten in procesmanagement, dan is een procesmanagementsysteem een betere keuze. Dan kun je namelijk continu monitoren en verbeteren, en daarmee processen efficiënter maken.

Lees hier hoe het UMCG procesmanagement succesvol heeft ingericht

Bezint eer ge begint

Ben je op zoek naar een procesmanagementsysteem? Bereid je dan goed voor. Stel jezelf de juiste vragen en bekijk welk systeem voldoet aan jouw wensen. Eenmaal gekozen, is het namelijk niet altijd even makkelijk om weer afscheid te nemen of te switchen.

Waar houd je rekening mee als je een procesmanagementsysteem zoekt? Zoveel procesmanagementsystemen, zoveel mogelijkheden. Onderstaande vragen helpen je op weg:

  • Wie gaan het procesmanagementsysteem gebruiken?

    Is jouw procesmanagementsysteem bedoeld voor een specialist die hier alle details in moet kunnen vastleggen en analyseren? Of wordt het juist gebruikt om processen binnen de organisatie met anderen te delen? In het eerste geval wil je zoveel mogelijk informatie kwijt kunnen en gaat het erom dat de specialist het snapt. In het tweede geval is het belangrijk dat de output begrijpelijk is voor een grotere groep medewerkers, vaak van verschillende niveaus. Communicatie vanuit het systeem is hierbij de key feature. Een zeer specialistisch en gedetailleerd systeem, waar je veel variabelen in kwijt kunt, kan dan verwarrend werken. En dat terwijl een specialist hier juist wél naar op zoek is. Kies dus een procesmanagementsysteem dat past bij de gebruiker(s).

  • Gaat het enkel om procesmanagement of maakt het onderdeel uit van een volledig kwaliteitsmanagementsysteem?

    Als je een procesmanagementsysteem standalone gaat gebruiken, maakt het op dat vlak niet zoveel uit welk systeem je kiest. Dan kies je het systeem dat het beste past bij eventuele andere eisen en wensen. Maar, als procesmanagement in jouw organisatie deel uitmaakt van kwaliteitsmanagement, dan is het handig (of zelfs noodzakelijk) dat het systeem integreert met het kwaliteitsmanagementsysteem.

    Als het procesmanagementsysteem verankerd is in je kwaliteitsmanagement, dan is het uitwisselen van  gegevens met andere onderdelen van je kwaliteitsmanagementsysteem, zoals bijvoorbeeld document- en incidentmanagement vaak standaard geregeld. De samenwerking tussen de verschillende onderdelen is dan vanzelfsprekend.

  • Hoe strikt of dwingend mag de invoer in het systeem zijn?

    Sommige systemen kunnen, aan de hand van bepaalde invoer, automatisch een visuele weergave van je processen genereren. Dat klinkt als een hele mooie feature natuurlijk, maar dit werkt voor de ene organisatie beter dan voor andere. Want het betekent wel dat je een aantal verplichte velden moet invullen én dat alles volgens eenzelfde stramien ingevoerd moet worden. Heb je ontbrekende of afwijkende gegevens, dan loop je al snel tegen de beperkingen aan.

    Andere systemen zijn veel dynamischer ingericht. Hierbij kun je zelf veel eenvoudiger kiezen welke gegevens je wilt of moet invoeren. Dit betekent dat je veel organischer kunt werken. Het voordeel daarvan is dat je al kunt vastleggen wat je weet, zonder dat je direct na hoeft te denken over de zaken die je nog niet weet. Oftewel: je kunt bekende gegevens direct verankeren, zonder dat de gegevens compleet zijn. De keuze voor wat beter bij jouw organisatie past, kan ook afhangen van welke medewerkers gegevens in moeten voeren, en hoe gestructureerd dit moet zijn.

  • Hoe past je procesmanagement binnen je risicomanagement?

    Hoe beter je processen in kaart kunt brengen, hoe makkelijker dit in te passen is in je risicobeheer. Zo zijn goed beschreven processen hét startpunt van een risicoscan, maar zijn ze ook van grote waarde bij incidentanalyses. Hoe beter je procesmanagementsysteem met je risicomanagementsysteem integreert, hoe beter de wisselwerking tussen beide systemen is. Maak je dus al gebruik van een risicomanagementsysteem of overweeg je dit te gaan gebruiken, is het goed hier bij de keuze van je procesmanagementsysteem alvast rekening mee te houden. Volwassen risicomanagement vereist namelijk dat je als organisatie je (interne) processen kent.

    Zo draait het bij een FMEA (Failure Mode and Effect Analysis) risico-analyse om de processen binnen de organisatie. Om dit soort risico-analyses goed uit te kunnen voeren, is een goede vastlegging van processen een absolute must. Met een procesmanagementsysteem borg je deze vastlegging.

Procesmanagement
  • Hoe Lean is de organisatie?

    Vanuit het Lean gedachtegoed, oftewel de optimalisatie van het productieproces om zoveel mogelijk (klant)waarde te generen met zo min mogelijk verspilling, is het noodzakelijk om processen zo goed mogelijk te kunnen bekijken en in kaart te brengen. Door processen zo precies mogelijk vast te leggen, kun je herleiden waar verspilling optreedt. Daarnaast kan een procesmanagementsysteem ook ondersteunen in de transitie naar een Lean organisatie. Je kunt namelijk de huidige werkwijze vastleggen, maar ook alvast de gewenste situatie uitwerken. Lean (willen) werken kan daarom een beweegreden zijn om een procesmanagementsysteem aan te schaffen.

Professioneel werken met een procesmanagementsysteem

Wil je je processen in kaart gaan brengen en monitoren, dan kun je eigenlijk niet meer zonder een procesmanagementsysteem. Ook andere zaken zoals risico- en kwaliteitsmanagement kunnen maken dat de organisatie klaar is voor procesmanagement op een hoger niveau.

Het is daarom goed om te kijken waar de organisatie nu staat, maar ook waar de organisatie in de toekomst naar toe gaat, om zo een goede keuze te kunnen maken. Welke keuze je ook maakt, het zal altijd voor een professionaleringsslag zorgen. Dit maakt een organisatie toekomstbestendiger.

Hebben onze tips je geïnspireerd en wil je aan de slag? Sla dan eenvoudig onderstaande infographic op zodat je alle informatie direct bij de hand hebt!

Bekijk de infographic

Heb je behoefte aan meer informatie over procesmanagement? Download dan onze whitepaper Procesmanagement.

Whitepaper procesmanagement

Ben je benieuwd hoe de software van Infoland aansluit op de wensen en eisen van jouw organisatie op het gebied van procesmanagement en hoe wij dit integreren in onze complete kwaliteitsmanagement oplossing? Of hoe we organisaties helpen met de begeleiding bij veranderprocessen? Onze experts staan klaar om hierover met je in gesprek te gaan.

Dit vind je wellicht ook interessant:

Uitg. afb. Three Lines |  | Three lines of defense is voortaan Three lines | Infoland
18 januari 2021

Three lines of defense is voortaan Three lines

Kwaliteitsmanagement digitaliseren
7 december 2020

Kwaliteitsmanagement digitaliseren: het is nu de tijd

uitg. afb. risicogestuurd werken |  | Van risicomanagement naar risicogestuurd werken in 5 tips | Infoland
28 september 2020

Van risicomanagement naar risicogestuurd werken in 5 tips

Kwaliteitsmanagement
14 september 2020

Kwaliteit is van iedereen – 5 tips voor meer draagvlak

Infoland thuiswerken
31 augustus 2020

Thuiswerken: waar loop je als organisatie tegenaan en hoe los je dit op?

Contact

Infoland Veldhoven
De Run 6801
5504 DW Veldhoven

+31 (0)40 848 58 68
steluwvraag@infoland.nl

   

Bedrijf

Vacatures
Nieuwsbrief
Evenementen
Infoland community
Privacy verklaring

Recente berichten

  • iProva wordt Zenya
  • Veiligheid is meer dan cijfers
  • Three lines of defense is voortaan Three lines
© Infoland B.V. 1998-2020
Kennisartikel veiligheidsmanagement: voorkomen én bestrijden! Veiligheidsmanagement Think outside of the box Veiligheidskundige moet met de tijd mee
Scroll naar bovenzijde