Veiligheid of compliance, wat weegt zwaarder voor jouw organisatie?

Maandag 24 februari 2020 | Leestijd: 6 minuten | Silvie van de Haterd

Veiligheid, het is een belangrijk onderdeel van de bedrijfsvoering in iedere organisatie. Om die veiligheid te kunnen borgen, zijn er tientallen regels, protocollen en zelfs wetten waaraan organisaties moeten voldoen. De ene organisatie meer dan de ander, dit is vooral afhankelijk van de werkzaamheden en de risico’s die ze met zich meebrengen.

Een veelgehoorde klacht is dat men steeds meer bezig is met het voldoen aan die regels, protocollen en wetten. Oftewel we focussen echt op het compliant zijn, en niet op de daadwerkelijke veiligheid.

Toch kunnen we niet zonder deze regels. Om het werkbaar te houden, moet er een balans gezocht worden waarin zowel veilig gewerkt wordt als aan de regels wordt voldaan. Maar hoe doe je dat?

Je hoeft niet te kiezen!

Laten we vooral met de deur in huis vallen: je hoeft namelijk niet te kiezen tussen veiligheid en compliance. Mocht je nu denken, ‘maar ik heb helemaal geen tijd om het beiden te doen’, dat begrijpen we heel goed! Bij organisaties waar veiligheid nog geen onderdeel is van het DNA, is het ook niet te doen om beiden goed te doen. Vandaar dat er binnen veel organisaties nog wat moet veranderen, wil je het voor elkaar kunnen krijgen om het beide te realiseren. Maar het is zeker mogelijk!

Doe het samen in plaats van alleen

Ja, jij bent de veiligheidskundige, kwaliteitsmanager, riskmanager etc. Jij bent dé professional als het gaat om veiligheid. Maar dat betekent niet dat je alles alleen moet doen. In tegendeel! Jij mag dan wel verantwoordelijk zijn, maar je kunt het zeker niet alleen. Je hebt anderen in de organisatie nodig die het samen met jou gaan doen. Of het nu gaat om risicoleiders die samen met jou de risico’s in kaart gaan brengen en onder controle gaan houden, of informele leiders die het goede voorbeeld over veilig werken geven. Je hebt anderen keihard nodig. Zij zorgen er namelijk voor dat veiligheid in alle aspecten gaat leven binnen de gehele organisatie. Dit geeft jou de tijd om daadwerkelijk bezig te zijn met het beleid rondom veiligheid.

Van weerstand naar medewerking

Dat je er soms moedeloos van wordt om veiligheid tussen de oren te krijgen, is begrijpelijk. Vooral als het gaat om nieuwe of extra regels, zal je nogal eens op weerstand stuiten. Je collega’s die dagelijks op de werkvloer staan, zien het nut van de regels vaak niet in. Naast ‘jouw’ regels hebben ze  genoeg andere dingen waar ze zich aan moeten houden, zoals hoe snel iets af moet zijn. Dit kan botsen met de extra tijd die het opvolgen van veiligheidsregels kost (in hun ogen).

De eerder genoemde risicoleiders kunnen jou hier wel bij helpen. Dit zijn vaak informele leiders die dus op een natuurlijke manier mensen zover krijgen dat ze hen gaan volgen. Als deze leiders het goede voorbeeld geven voor veilig werken, dan zullen anderen dus makkelijker volgen dan wanneer ze het als een regel aangeleverd krijgen.

Een ander hulpmiddel is bewustwording. Maak het gevaar zichtbaar, voor zover als dit mogelijk is. En mocht het onverhoopt toch misgaan? Zorg dan dat er op een veilige en snelle manier incidenten gemeld kunnen worden. Daar kun je uiteindelijk weer van leren en daarmee kun je incidenten voorkomen, wat je weer tijd oplevert op de langere termijn. Wees dus ook niet bang als je ziet dat er meer incidenten gemeld worden: het hoeft namelijk niet te betekenen dat er meer incidenten plaatsvinden! Zorg dat het melden van incidenten onderdeel wordt van de veiligheidscultuur, dus dat iedereen het doet en  oog heeft voor veiligheid. Alleen dat levert al heel veel winst op.

Arbowet en ISO: meer eigen verantwoordelijkheid, minder overheidsbemoeienis.

Één van de verplichtingen waaraan elke organisatie moet voldoen, is die van de Arbowet. Deze wordt echter wel steeds verder vereenvoudigd, dit  is in 1998 al ingezet. Met de updates in 2007 en 2017 is deze vereenvoudiging steeds verder doorgezet. Zo worden de regels eenvoudiger te implementeren en is het raamwerk op hoger niveau steeds meer hetzelfde. Hierdoor wordt de uitvoering van verschillende richtlijnen eenvoudiger. Daarnaast legt de overheid steeds meer verantwoordelijkheid bij de organisaties zelf. Daar kun je van schrikken maar het brengt zeker ook tijdbesparing met zich mee. Als jij namelijk voldoet aan de regels en wetten, dan hoef je dat niet continu meer te bewijzen. In de laatste update van de Arbowet in 2017 is de nadruk ook meer gelegd op preventie. Oftewel, het voorkomen van incidenten. Dit kost wellicht aan de voorkant wat meer tijd, maar bedenk je eens hoeveel tijd je op den duur bespaart met het oplossen van incidenten!

Ook bij ISO certificeringen en richtlijnen zien we eenzelfde beweging ontstaan. De ISO normeringen zijn steeds belangrijker en lijken dé wereldwijde norm te worden op steeds meer vlakken. Dankzij een uniform raamwerk op hoog niveau, zijn verschillende ISO normen makkelijk te combineren en te implementeren. Dit moet het uiteindelijk eenvoudiger maken om ze te gebruiken, wat weer tot tijdswinst moet leiden.

Een goede voorbereiding is het halve werk

Zie je als een berg op tegen bijvoorbeeld die ISO certificeringen of het invullen van een RI&E? Dat komt misschien omdat je ze (nog) ziet als papieren monsters. Toch is dit steeds beter te digitaliseren. Door bijvoorbeeld processen en protocollen vast te leggen in een documentmanagementsysteem of door medewerkers via e-learning op de hoogte te brengen van wat er van ze verwacht wordt.

Een goed neergezet proces voor interne audits zorgt dat je op elk gegeven moment klaar bent voor controles, checks of audits. Natuurlijk betekent dit niet dat je er ineens geen tijd meer aan kwijt bent, het zal altijd een deel van je tijd vragen om compliance te waarborgen. Maar een goede voorbereiding zorgt er wel voor dat de officiële momenten én minder tijd kosten én dat je hier, dankzij een goede voorbereiding, ook nog eens makkelijker doorheen fietst.

En past het zomaar opvolgen van regels, normen en certificeringen nu niet bij jou of jouw organisatie, dan nog kun je zorgen voor een veilige én compliant werkomgeving. Neem bijvoorbeeld als uitgangspunt je eigen doelen en processen. Ook via die route kun je uitkomen op een plek waar je compliant werkt. Er zijn namelijk meerdere wegen die naar Rome leiden, of in dit geval naar een veilige en compliant werkomgeving. Het zou namelijk altijd een doel moeten zijn om veiligheid te borgen en regels kunnen je daar, indien goed toegepast, bij helpen. Zo zie je ze niet langer als een verplichting maar als een hulpmiddel. En dus hoef je niet te kiezen tussen veiligheid en compliance, ze versterken elkaar.

Ben je nu benieuwd hoe Infoland jou kan helpen bij het halen van jouw doelen, intern én extern? Neem dan eens contact op met onze experts.