Van risicomanagement naar risicogestuurd werken in 5 tips

En waarom dat nodig is in de VUCA wereld

Maandag 28 september 2020 | Leestijd: 7 minuten | Silvie van de Haterd

We kunnen niet meer ontkennen dat we in een VUCA-wereld leven. 2020 is hét jaar van de onvoorziene veranderingen en onzekerheid. En dat botst behoorlijk met wat we eigenlijk graag zien: een comfortabele wereld waarin alles voortkabbelt. Wat we nu leren, is dat die veilige, comfortabele wereld best wel even kan bestaan, maar ook zo weer overhoop gegooid kan worden. En hoewel echt lang niet alles te voorspellen valt, kan een andere aanpak van risicomanagement wel helpen om in de toekomst (nog) beter beslagen ten ijs te komen. Hoe? We hebben onze beste tips voor je gebundeld!

1.      Integreer risicomanagement in het dagelijks werk

Risicomanagement staat niet langer op zichzelf, zoals lange tijd wel het geval was. Als je risicomanagement uitvoert vanuit één persoon of afdeling, mis je veel belangrijke input. Vanuit het COSO model wordt dan ook aangeraden om risicomanagement vanaf de eerste lijn te integreren in het dagelijkse werk. Medewerkers op de werkvloer kunnen hun bijdrage leveren door bijvoorbeeld het melden van (bijna)-incidenten of afwijkingen, het proactief melden van verbeterpunten, of het uitvoeren van interne audits. Klinkt dit bekend? Dat kan kloppen, dit is wat wij Integraal Risicomanagement noemen.

2.      Creëer risicoleiders

Om risicomanagement te integreren in de dagelijkse bezigheden, is het van belang dat werknemers de verantwoordelijkheid van hun eigen rol in het proces nemen. Door risicoleiders te creëren die zelf die verantwoordelijkheid in hun dagelijkse werkzaamheden nemen, en daarmee ook het goede voorbeeld geven, creëer je een situatie waarbij zij mensen mee kunnen nemen die dit dan ook in hun eigen werkzaamheden integreren. Zo ontstaat er vanzelf een soort olievlek van mensen die elkaar motiveren en aansteken om actief aan de slag te gaan met risicomanagement.

Om een goede groep risicoleiders te creëren, kun je gebruikmaken van 5 D’s:

Vooral die laatste twee kenmerken vereisen dus een bepaalde mate van lef vanuit de risicoleiders. Het is daarom belangrijk dat de risicoleiders weten waar ze voor staan en dit ook durven uiten. Daarnaast is het belangrijk dat ze hun ogen en oren altijd goed de kost geven, om zo snel fouten te ontdekken, maar ook signalen op te pikken. En daar dan weer de juiste acties aan te koppelen. Daarvoor moet een risicoleider in topconditie zijn, om zo de relevante signalen eruit te pikken en de rest te laten voor wat het is. In de huidige drukke en hectische tijd is dat een uitdaging op zich, stress kan namelijk gemakkelijk leiden tot tunnelvisie en dat moet zoveel mogelijk voorkomen worden. Als risicomanager is het dus belangrijk dat je de risicoleiders vrijspeelt voor hun taak, zonder dat de operatie daardoor in het gedrang komt. Ze moeten tijd en ruimte krijgen voor hun rol en dit vooral niet er ‘even’ bij doen. In onzekere tijden kan het lastig zijn dit voor elkaar te krijgen.

3.      Risico’s en kansen

Het woord risico heeft nog vaak een negatieve klank of bijsmaak. Toch is de definitie van risico inmiddels aangepast, onder andere in de ISO 31000-norm, waardoor die negatieve associatie kan verdwijnen:

Een risico is het effect van onzekerheid op het behalen van doelstellingen.

En zo kan een risico dus ook als kans worden gezien. Het effect dat een risico op het behalen van doelstellingen kan hebben, kan namelijk net zo goed positief zijn als dat het negatief kan zijn. Zo kun je een risico, als je deze op tijd ziet en aan de slag gaat met bijvoorbeeld een alternatieve werkwijze, leiden tot een betere voorbereiding van een project. Hierdoor kun je strakker plannen en sturen en kan er sneller gewerkt worden dan er in eerste instantie gedacht werd. Dit was te zien bij de Noord/Zuidlijn in Amsterdam: die kostte veel meer dan gepland en de aanleg duurde aanzienlijk langer. Maar op sommige onderdelen werd juist tijdswinst gehaald, zoals op de Vijzelgracht. Daar moest gewerkt worden onder overdruk en dat was in eerste instantie een flink risico. Door een goede voorbereiding en planning werd dit onderdeel 8 weken sneller opgeleverd dan verwacht.

Toch, in de onzekere wereld van nu, zien we een risico nog regelmatig als iets negatiefs. Daardoor is risicomanagement voor velen ook vaak iets vervelends, wat de uitvoering natuurlijk niet ten goede komt.

4.      Risicomanagement inzetten voor het behalen van doelen

Door te denken in kansen, wordt risicomanagement meer onderdeel van het proces in het behalen van doelen, waardoor men het nut er meer van zal inzien en eerder aan de slag zal willen gaan met risicomanagement.

We zien steeds vaker dat organisaties niet enkel meer als doel hebben om zoveel mogelijk geld te verdienen (zoals zo veel mogelijk omzet, winst of reserves opbouwen), maar dat er juist steeds meer een balans wordt gezocht in het behalen van financiële doelen gecombineerd met het behalen van doelen gebaseerd op duurzaamheid, veiligheid en klanttevredenheid. Daarbij zie je dat veel geld verdienen op korte termijn fijn is, maar dat dit op langere termijn pijn op kan leveren doordat dit ten koste kan gaan van duurzaamheid, veiligheid en/of klanttevredenheid. Door de juiste balans te houden tussen de verschillende doelen, wordt de organisatie ook op langere termijn toekomstbestendig. Om dat te bereiken is overtuigingskracht van de risicomanager nodig om het belang van risicomanagement binnen de gehele organisatie te laten landen.

5.      Terug naar de basis

Door de onzekerheid, dynamiek en complexiteit van de VUCA-wereld is het gemakkelijk om je hierin mee te laten slepen. Waardoor je bovenstaande tips ook gemakkelijk uit het oog kunt verliezen en je als risicomanager weer terug op je eiland, in je eentje, aan de slag gaat met risico’s. Door terug naar de basis te gaan, maak je complexe zaken weer behapbaar en kan de organisatie verder met risicogestuurd werken. Dit kun je doen door de volgende vragen helder te stellen:

• Wat zijn de doelen? Dit kan individueel, per afdeling of voor de hele organisatie zijn.
• Wat is daarbij onzeker en voor wie?
• Wat gaan we doen aan die onzekerheid en wie gaan daaraan bijdragen?

Door de antwoorden op deze drie vragen duidelijk te formuleren, kun je (weer) samen aan de slag met risicomanagement en staan de neuzen weer dezelfde kant op. En dat is hard nodig in deze VUCA-wereld!

Omarm VUCA

De VUCA-wereld botst dus vaak met wat wij prettig vinden. Alleen is daar niet zoveel aan te doen, behalve accepteren dat de wereld nu zo in elkaar zit.

Wel kun je, onder andere door middel van integraal risicomanagement of risicogestuurd werken, meer grip krijgen op de onzekerheden en complexiteit van de huidige wereld. Daarvoor is het belangrijk dat je dit als risicomanager niet (langer) alleen doet, maar dat de hele organisatie aan de slag gaat met risicomanagement. Bovenstaande tips geven je handvatten hoe je dat kunt doen. En als het er dan toch op lijkt dat VUCA aan de haal gaat met waar we in geloven, dan kun je altijd terug naar de basis. Wanneer je namelijk je doelen helder voor ogen hebt, kun je hier weer mee verder in risicomanagement.

Ben je benieuwd hoe je VUCA kunt omarmen in plaats van ertegenin te werken? Onze experts gaan graag met je op ontdekkingsreis hoe risicogestuurd werken binnen jouw organisatie geïntegreerd kan worden.