Thuiswerken: waar loop je als organisatie tegenaan en hoe los je dit op?

Maandag 31 augustus 2020 | Leestijd: 6 minuten | Sammy Gerhard

Thuiswerken, een concept waar veel organisaties tot een paar maanden geleden nog niet aan wilden, maar wat nu niet meer weg te denken is uit onze huidige maatschappij. Het was al een opkomende trend de afgelopen jaren, samen met bijvoorbeeld flexplekken en een groenere werkplek, maar daarvoor was thuiswerken haast niet denkbaar. Sinds de wereldwijde uitbraak van het coronavirus is thuiswerken een must geworden voor vrijwel iedereen in niet-essentiële beroepen. Al mogen we steeds iets meer en zijn de meeste werkplekken alweer (gedeeltelijk) open voor medewerkers en soms zelfs bezoekers, het lijkt erop dat regelmatig thuiswerken het nieuwe normaal gaat worden.

Maar als dat zo is, wat zijn dan problemen waar je tegenaan kunt lopen? En hoe los je die problemen op? Dan hebben we het niet over hoe je het beste achter je laptop kunt zitten of hoe je vaak rust moet pakken, maar juist over issues op organisatieniveau. Hoe behoud je verbondenheid, zorg je dat medewerkers up-to-date blijven of werk je nieuwe medewerkers in? Hieronder een aantal tips.

Verbondenheid vanaf thuis: hoe behoud je een goede sfeer?

Een goede sfeer op het werk is belangrijk voor iedere organisatie. Dit komt omdat het zowel de motivatie als de productiviteit van werknemers verhoogt. Wanneer medewerkers vertrouwen krijgen van hun managers, hebben zij meer geloof in de toekomst van het bedrijf. Verbondenheid tussen werknemers speelt hierbij een essentiële rol. Uit onderzoek blijkt dat als medewerkers zich verbonden voelen met mensen om zich heen, ze meer voldoening halen uit hun werk, beter om kunnen gaan met stress en een stapje extra zetten bij uitdagingen.

Maar hoe borg je die goede sfeer en verbondenheid als iedereen vanuit huis werkt? Een praatje bij het koffiezetapparaat of samen een wandeling maken in de pauze zit er dan niet meer in. Met onderstaande drie tips zet je flinke stappen in de juiste richting:

Veiligheid borgen
Veiligheid is een vereiste voor een goede sfeer. Medewerkers moeten zowel psychologische als fysieke veiligheid voelen, ook als ze vanuit thuis werken. Vooral de psychologische veiligheid moet juist nu goed bewaakt worden. Medewerkers die thuis moeten werken en daar veel afleiding hebben bijvoorbeeld, ervaren vaak extra stress of angst. Dit kan komen door huisgenoten, kinderen of een demotiverende werkplek. Voor deze mensen is het extra belangrijk dat er goed contact blijft met collega’s en werkgever. Wanneer werknemers zich namelijk begrepen voelen, voelen zij zich ook veiliger. Dat zorgt voor minder stress en angst, wat de werksfeer voor iedereen bevordert.
Maak gebruik van samenwerkingstools
Het dus is nog steeds belangrijk om met elkaar in contact te blijven. Daarom is het wenselijk gebruik te maken van samenwerkingstools. Denk hierbij bijvoorbeeld aan Teams voor meetings en korte vragen, maar ook aan SharePoint voor het samenwerken in documenten. Het is belangrijk om samen te blijven werken, niet alleen omdat medewerkers daar meer van leren, maar ook om een goede sfeer te behouden.
Intranetkoppelingen
Evenzo is het belangrijk dat medewerkers overal en altijd over de juiste informatie beschikken. Of het nu om protocollen, werkinstructies of documenten gaat, deze moeten op een veilige manier beschikbaar zijn. Sterker nog, wij geloven dat de informatie, vooral als deze nieuw of aangepast is, de medewerker moet vinden. Door een intranet te gebruiken, die koppelingen met een DMS als bijvoorbeeld iProva legt, krijgt de medewerker zodra hij/zij Intranet opent, in één oogopslag deze informatie aangeleverd. Dit maakt het gemakkelijk om altijd up-to-date te blijven.

En natuurlijk, ook de ‘standaard’ tips voor het houden van het ritme, een goede werkplek etc. mogen zeker niet ontbreken:

Inwerken en trainingen: hoe test je kennis?

Voor medewerkers die net beginnen of zichzelf verder willen ontwikkelen, kan thuiswerken nog wel voor wat uitdagingen zorgen. Deze zullen namelijk ingewerkt moeten worden of extra trainingen vanuit de organisatie moeten krijgen. Nu kom je natuurlijk al een heel eind met de eerder besproken samenwerkingstools. Zo kun je bijvoorbeeld videobellen en je scherm delen om dingen goed uit te kunnen leggen. Maar hoe test je nou of je collega de materie ook écht begrijpt? Via het scherm mis je toch een bepaalde dynamiek. Ook maakt het de stap vaak groter om even een vraag te stellen of iets voor een tweede keer uitgelegd te krijgen.

Een oplossing hiervoor is digitaal toetsen. Hiermee kan iedereen op afstand toetsen samenstellen, afnemen en beoordelen. Waar hierbij snel gedacht wordt dat dit alleen voor onderwijsinstellingen interessant is, zien wij juist eenzelfde behoefte ontstaan binnen andere sectoren. Juist omdat het laagdrempelig is, maar ook omdat kennisdeling binnen samenwerkingen en met andere organisaties hiermee heel goed én veilig mogelijk is. Bovendien kun je verschillende typen vragen gebruiken, zodat het leren interactief en daarmee leuk en interessant wordt voor iedereen.

Evalueren: hoe houd je je medewerkers betrokken?

De wereld maakt grote veranderingen door. Sinds het begin van 2020 zijn er al zo veel grote veranderingen geweest, dat het bijna niet meer bij te houden is. De verandering van wáár we werken is maar één van de vele voorbeelden waarin dit duidelijk in de werkwereld te zien is. En als de wereld blijft veranderen, kunnen organisaties niet achterblijven. Daarom is het belangrijk regelmatig te evalueren hoe je er als organisatie voor staat en hoe je je werkwijze of processen kunt verbeteren. Dit kun je het beste doen door medewerkers hierbij te betrekken. Als iedereen op de werkplek aanwezig is, hoor je veel sneller in officiële, maar zeker ook officieuze, gesprekken wat er allemaal goed gaat en wat niet.

Iemand die thuiswerkt, zal minder snel aangeven waar hij of zij tegenaan loopt. Die stap is dan toch ineens veel groter. Je kunt dit ondervangen door af en toe een vragenlijst te sturen, al dan niet anoniem. Deze kunnen medewerkers snel en gemakkelijk vanuit huis invullen, zodat je alle antwoorden meteen op dezelfde plek verzamelt. Zo betrek je medewerkers nog steeds bij je beslissingen en kun je tegelijkertijd meten hoe het met ze gaat.

Al met al gaat het thuiswerken over het algemeen genomen prima en zijn we er al bijna helemaal aan gewend. Langzaamaan komen steeds meer mensen ook weer af en toe naar de werkplek, waardoor veel mensen hun geliefde koffiemomentje weer terug hebben. Toch zal het nog lang duren voordat het weer helemaal ‘normaal’ wordt, als dit niet het nieuwe normaal is natuurlijk. Of het thuiswerken bevalt, hangt voor een groot deel af van hoe je er als organisatie mee omgaat. Zolang jij jouw werknemers vertrouwt, zij zich veilig en betrokken voelen, hun werk volledig kunnen doen en zich door kunnen blijven ontwikkelen, zal dit nieuwe werken voor veel organisaties geen grote problemen opleveren.

Infoland werkt thuis, op kantoor, overal?

Ook binnen Infoland hebben we natuurlijk te maken gehad met de uitdagingen die de pandemie met zich mee heeft gebracht. Aangezien Brabant als eerste zwaar getroffen werd, waar ons hoofdkantoor gelegen is, werd hier al snel opgeroepen om zoveel mogelijk thuis te werken. Maar het ging niet alleen om thuiswerken, opeens konden we ook onze (potentiële) klanten niet meer bezoeken. Dit zorgde voor nieuwe uitdagingen, want hoe gaan we een implementatie doen? En hoe houden we een vinger aan de pols? Wij waren uiteraard niet alleen in deze tijd. Vrijwel iedereen ervoer deze problemen, of kwam tijd tekort door veranderende werkzaamheden of enorme drukte.

Net als andere organisaties, leren wij iedere dag weer. Natuurlijk over hoe je het meest efficiënt thuis kan werken, maar ook over andere onderwerpen. Het beste leer je dan ook van elkaar, want waarom zou je het wiel opnieuw uitvinden als een ander dat al gedaan heeft?

Wil jij eens met ons sparren of ideeën uitwisselen? Of ben je benieuwd hoe software jou kan ondersteunen bij het thuiswerken? Neem dan gerust contact op met onze experts, zij helpen je graag!