• Support
  • Trainingen
  • Software updates
  • Community
  • Nederlands Nederlands Nederlands nl
  • English English Engels en
  • Nederlands-België Nederlands-België Nederlands-België be
Infoland
  • Software
    • Zenya software suite (Voorheen iProva)
      • Zenya DOC Document management systeem
      • Zenya FLOW Incident management software
      • Zenya CHECK Audit management systeem
      • Zenya RISK Risicomanagement software
      • Zenya Apps
    • iQualify
    • Over onze software
      • Updates en Releases
      • Service en Support
      • Techniek en Systeemeisen
      • Security en Privacy
      • Betrouwbaarheid en continuïteit
      • Integraties
  • Branches
    • Bouw
    • Industrie
    • Voedingsindustrie
    • Farmacie
    • Transport en logistiek
    • Utility
    • Laboratoria
    • Zorg
    • Onderwijs
  • Referenties
  • Over ons
    • Support
    • Medewerkers
    • Vacatures
    • Evenementen
    • Historie
  • Contact
  • Inspiratie
  • Gratis demo
  • Menu Menu
Deel dit stuk
  • Deel via Facebook
  • Deel via Twitter
  • Delen via WhatsApp
  • Deel via LinkedIn
  • Delen via e-mail

Efficiënt werken? Stop met wat niet meer werkt!

Donderdag 25 oktober 2018 | Leestijd: 3,5 minuten | Iris Boderie

Efficiënt werken: we proberen het allemaal maar helaas mislukt het nog regelmatig. Denk aan zaken als het efficiënt indelen van je agenda, het organiseren van een efficiënte vergadering of het efficiënt uitvoeren van je werkzaamheden. Waarschijnlijk heb je jezelf vast wel eens de vraag gesteld: kan dit niet sneller, makkelijker of beter? Toch blijven we vaak doorgaan op de manier zoals we het gewend zijn. Stop daarmee!

Maar waarom doen we dat eigenlijk? Kost het ons teveel tijd, geld of energie om op zoek te gaan naar een alternatief? Vinden we het moeilijk om te veranderen? Of missen we gewoonweg de creativiteit om het betreffende proces te verbeteren? Het antwoord op deze vraag kan per situatie verschillen. Wat we in de praktijk echter vaak horen is de business-bullshit-bingo opmerking:

 “Maar we doen het al jaren zo, én het gaat nog steeds goed.”

Efficiënt werken betekent een definitie geven aan het woord ‘goed’
Zodra bovenstaand antwoord gegeven wordt, vraag ik me altijd af, wat zullen zij verstaan onder de term ‘goed’? Dat het product bij de klant aankomt maar wel met een ontzettende omweg? Dat ze het juiste document vinden maar pas na een kwartier zoeken? Ja, het klopt dat je uiteindelijk je doel bereikt. Maar efficiënt is het zeker niet. En vroeg of laat komt er iemand met een slimme oplossing die je inhaalt. In de taxibranche ging het ook goed, totdat Uber verscheen. En ook de supermarkten hadden niets te klagen tot Hello Fresh en Picnic een deel van de taart begonnen af te snoepen. Stil blijven zitten is geen optie en dat iets ‘goed gaat’ is geen excuus. Voorsprong behoud je alleen als je geen genoegen neemt met goed. Juist op het efficiënter inrichten van processen en werkwijzen, kunnen professionals en organisaties nog veel winst behalen. Zo heb ik mezelf laatst ook betrapt op een inefficiënte gewoonte. Benieuwd naar dit verhaal?

Lees meer

Zelf ben ik een grote voorstander van het creëren van mappen om structuur aan te brengen in de brij aan informatie. Aangezien ik vaak werk met grafische programma’s, is het voor mij echter geen optie om alle documentatie op te slaan in een documentmanagementsysteem (omdat de betreffende programma’s niet ondersteund worden). Dit betekent dat ik dus géén handige zoekbalk heb waarmee ik snel en eenvoudig de benodigde informatie kan vinden.

In de loop der jaren zijn mijn mappen flink uitgebreid. Aangezien ik er dagelijks mee werk, kan ik over het algemeen vrij snel de juiste informatie terugvinden. Oftewel: Het gaat toch goed zo? Maar dan komt het moment dat een van mijn collega’s iets nodig heeft. De meest gehoorde vraag is dan ook: “Iris, waar staat video X of leaflet Y?”. Geloof het of niet, maar dit grapje heeft me tot op heden heel veel kostbare tijd gekost. Ook al vond ik het moeilijk om af te stappen van mijn vertrouwde structuur, uiteindelijk is de mappenstructuur volledig opgeschoond en opnieuw ingedeeld. Met als resultaat dat al mijn collega’s (inclusief ik) direct alle gewenste documenten kunnen terugvinden.

Het kan (bijna) altijd beter
Buiten het feit dat er nog veel persoonlijke kansen liggen, wordt het tegenwoordig ook steeds meer van organisaties verwacht dat ze continu bezig zijn met het doorvoeren van verbeteringen en vernieuwingen. Niet alleen in de processen maar ook in het product/de dienst die wordt geleverd. Doe jij het niet, dan doet je concurrent het wel. En dat wil je natuurlijk voor zijn.

Laten we er eens een voorbeeld bij pakken. Binnen organisatie X is plotseling een machine uitgevallen die per direct gerepareerd moet worden. De monteur wordt er meteen op afgestuurd. Eenmaal aangekomen, blijkt het probleem groter te zijn dan van te voren verwacht. Oftewel: de monteur heeft de handleiding nodig om de juiste handelingen goed en efficiënt uit te voeren. Hij loopt terug naar kantoor, zoekt het juiste document op de computer, print het vervolgens uit en loopt dan terug naar de machine om hem te repareren. Ook hier geldt: het gaat toch goed? De machine wordt namelijk gerepareerd. Klopt, maar het kan beter! Wordt er bijvoorbeeld preventief onderhoud verricht? Daardoor kunnen veel onverwachte problemen voorkomen worden. En zou het niet handiger zijn als de monteur direct bij het apparaat de benodigde informatie kan opvragen? Of misschien nog beter, dat hij direct op zijn mobiel of tablet de handelingen te zien krijgt die hij moet uitvoeren? Handige apps kunnen hierbij helpen.

Monteur aan het werk | | Efficiënt werken? Stop dan met wat niet meer werkt | Infoland

Zet kansen om in acties
Zo zijn er in iedere organisatie puntjes die (ondanks dat ze uiteindelijk het juiste resultaat bereiken) beter kunnen. Maak gebruik van deze kansen! Stel jezelf niet de vraag of het goed gaat, maar stel jezelf continu de vraag: kan het beter, sneller of eenvoudiger? Pas dan ga je jouw kostbare tijd efficiënt inrichten en wordt je duurzaam succesvol. Vergeet hierbij niet dat je altijd een keuze hebt. Werken bepaalde procedures niet, stop er dan mee! Bij het horen van deze zin, schieten mensen vaak in de verdediging door te zeggen:

“Maar het wordt van ons verwacht dat we …”

Natuurlijk worden er dingen van je verwacht, maar de manier waarop je ze uitvoert, die keuze ligt bij jou. Als men tegen jou zegt dat er een klachtenformulier beschikbaar moet zijn, maar die wordt vervolgens nooit ingevuld, waarom ga je er dan mee door? Omdat het een goed teken is dat mensen hem niet invullen want alles gaat vlekkeloos? Dream on! Waarschijnlijk is de stap voor mensen te groot om het formulier in te vullen. En dat is zonde want juist deze feedback kun je goed gebruiken om jouw processen, dienstverlening etc. nog meer te optimaliseren. Ga dus op zoek naar een manier waarop mensen wel snel en eenvoudig hun feedback kunnen geven. Misschien digitaal (via een app) of wellicht via een klanttevredenheidmeter.

Tevredenheidsonderzoek

Wil je jouw dag efficiënter inrichten? Ga dan aan de slag met enkele praktische tips!

Dit vind je wellicht ook interessant:

Uitg. afb. Workflow managament 2 | | Maak je DMS krachtiger met workflow management | Infoland
12 oktober 2020

Maak je DMS krachtiger met workflow management

iQualify 1 | | Hogere kwaliteit van onderwijs? Zet digitalisering door! | Infoland
17 augustus 2020

Hogere kwaliteit van onderwijs? Zet digitalisering door!

Operational Excellence
8 juni 2020

Operational Excellence: welk proces voer jij uitmuntend uit?

Software adoptie en draagvlak creëren
10 september 2019

Software is mensenwerk – Hoe verhoog je softwareadoptie én creëer je draagvlak binnen je organisatie?

Uitgelichte afbeelding zomerperiode nuttig invullen | | Zo maak je optimaal gebruik van de zomerperiode | Infoland
27 mei 2019

Zo maak je optimaal gebruik van de zomerperiode

Contact

Infoland Veldhoven
De Run 6801
5504 DW Veldhoven

+31 (0)40 848 58 68
steluwvraag@infoland.nl

   

Bedrijf

Vacatures
Nieuwsbrief
Evenementen
Infoland community
Privacy- en cookieverklaring

Recente berichten

  • Maak je DMS krachtiger met workflow management
  • Kwaliteit is van iedereen – 5 tips voor meer draagvlak
  • Hogere kwaliteit van onderwijs? Zet digitalisering door!
© Infoland B.V. 1998-2021
Even voorstellen: Bram de Boer Uitgelichte afbeelding Bram de Boer | | Even voorstellen: Bram de Boer | Infoland Timemanagement Effectief timemanagement; een mix van een breindump, Covey en kikkers
Scroll naar bovenzijde