Efficiënt werken? Stop met wat niet meer werkt!

Donderdag 25 oktober 2018 | Leestijd: 3,5 minuten | Iris Boderie

Efficiënt werken: we proberen het allemaal maar helaas mislukt het nog regelmatig. Denk aan zaken als het efficiënt indelen van je agenda, het organiseren van een efficiënte vergadering of het efficiënt uitvoeren van je werkzaamheden. Waarschijnlijk heb je jezelf vast wel eens de vraag gesteld: kan dit niet sneller, makkelijker of beter? Toch blijven we vaak doorgaan op de manier zoals we het gewend zijn. Stop daarmee!

Maar waarom doen we dat eigenlijk? Kost het ons teveel tijd, geld of energie om op zoek te gaan naar een alternatief? Vinden we het moeilijk om te veranderen? Of missen we gewoonweg de creativiteit om het betreffende proces te verbeteren? Het antwoord op deze vraag kan per situatie verschillen. Wat we in de praktijk echter vaak horen is de business-bullshit-bingo opmerking:

 “Maar we doen het al jaren zo, én het gaat nog steeds goed.”

Efficiënt werken betekent een definitie geven aan het woord ‘goed’
Zodra bovenstaand antwoord gegeven wordt, vraag ik me altijd af, wat zullen zij verstaan onder de term ‘goed’? Dat het product bij de klant aankomt maar wel met een ontzettende omweg? Dat ze het juiste document vinden maar pas na een kwartier zoeken? Ja, het klopt dat je uiteindelijk je doel bereikt. Maar efficiënt is het zeker niet. En vroeg of laat komt er iemand met een slimme oplossing die je inhaalt. In de taxibranche ging het ook goed, totdat Uber verscheen. En ook de supermarkten hadden niets te klagen tot Hello Fresh en Picnic een deel van de taart begonnen af te snoepen. Stil blijven zitten is geen optie en dat iets ‘goed gaat’ is geen excuus. Voorsprong behoud je alleen als je geen genoegen neemt met goed. Juist op het efficiënter inrichten van processen en werkwijzen, kunnen professionals en organisaties nog veel winst behalen. Zo heb ik mezelf laatst ook betrapt op een inefficiënte gewoonte. Benieuwd naar dit verhaal?

Het kan (bijna) altijd beter
Buiten het feit dat er nog veel persoonlijke kansen liggen, wordt het tegenwoordig ook steeds meer van organisaties verwacht dat ze continu bezig zijn met het doorvoeren van verbeteringen en vernieuwingen. Niet alleen in de processen maar ook in het product/de dienst die wordt geleverd. Doe jij het niet, dan doet je concurrent het wel. En dat wil je natuurlijk voor zijn.

Laten we er eens een voorbeeld bij pakken. Binnen organisatie X is plotseling een machine uitgevallen die per direct gerepareerd moet worden. De monteur wordt er meteen op afgestuurd. Eenmaal aangekomen, blijkt het probleem groter te zijn dan van te voren verwacht. Oftewel: de monteur heeft de handleiding nodig om de juiste handelingen goed en efficiënt uit te voeren. Hij loopt terug naar kantoor, zoekt het juiste document op de computer, print het vervolgens uit en loopt dan terug naar de machine om hem te repareren. Ook hier geldt: het gaat toch goed? De machine wordt namelijk gerepareerd. Klopt, maar het kan beter! Wordt er bijvoorbeeld preventief onderhoud verricht? Daardoor kunnen veel onverwachte problemen voorkomen worden. En zou het niet handiger zijn als de monteur direct bij het apparaat de benodigde informatie kan opvragen? Of misschien nog beter, dat hij direct op zijn mobiel of tablet de handelingen te zien krijgt die hij moet uitvoeren? Handige apps kunnen hierbij helpen.

Zet kansen om in acties
Zo zijn er in iedere organisatie puntjes die (ondanks dat ze uiteindelijk het juiste resultaat bereiken) beter kunnen. Maak gebruik van deze kansen! Stel jezelf niet de vraag of het goed gaat, maar stel jezelf continu de vraag: kan het beter, sneller of eenvoudiger? Pas dan ga je jouw kostbare tijd efficiënt inrichten en wordt je duurzaam succesvol. Vergeet hierbij niet dat je altijd een keuze hebt. Werken bepaalde procedures niet, stop er dan mee! Bij het horen van deze zin, schieten mensen vaak in de verdediging door te zeggen:

“Maar het wordt van ons verwacht dat we …”

Natuurlijk worden er dingen van je verwacht, maar de manier waarop je ze uitvoert, die keuze ligt bij jou. Als men tegen jou zegt dat er een klachtenformulier beschikbaar moet zijn, maar die wordt vervolgens nooit ingevuld, waarom ga je er dan mee door? Omdat het een goed teken is dat mensen hem niet invullen want alles gaat vlekkeloos? Dream on! Waarschijnlijk is de stap voor mensen te groot om het formulier in te vullen. En dat is zonde want juist deze feedback kun je goed gebruiken om jouw processen, dienstverlening etc. nog meer te optimaliseren. Ga dus op zoek naar een manier waarop mensen wel snel en eenvoudig hun feedback kunnen geven. Misschien digitaal (via een app) of wellicht via een klanttevredenheidmeter.

Wil je jouw dag efficiënter inrichten? Meld je dan aan voor de nieuwsbrief en ontvang in de editie van november enkele praktische tips! Wil je nu al aan de slag? Lees dan eens ons artikel ‘Efficiënter werken? Neem de regie zelf in handen’.

Dit vind je wellicht ook interessant: