Regels niet altijd nuttig? Dit is wat je moet doen!

Durf jij regels te schrappen als blijkt dat je beter zonder ze kunt?

Dinsdag 1 oktober 2019 | Leestijd: 5 minuten | Silvie van de Haterd

We kunnen in het leven niet zonder regels. Zonder verkeersregels zou het op de weg bijvoorbeeld één grote chaos zijn. Maar aan de andere kant zijn we misschien wel een beetje doorgeslagen en hebben we te veel regels. Dit kan allerlei onverwacht negatieve gevolgen hebben, terwijl ze bedacht zijn met alle goede intenties. Hoe voorkom je nu dat regels negatieve effecten gaan vertonen?

Voer regels in met de juiste intenties

Het lijkt een open deur: voer regels in met de juiste intenties. Maar het zal je verbazen hoe vaak het nog voorkomt dat regels worden ingevoerd om de verkeerde redenen. Denk aan regels om een (aanstaande) crisis in de kiem te smoren, zoals verontreiniging in het productieproces. Soms is het doel van het invoeren van die regels enkel om te laten zien dat je het onder controle hebt, dat je lekker bezig bent. Deze regels zijn echter lang niet altijd even nuttig en komen dan ook niet voort vanuit een langetermijnvisie.

We zullen niet zeggen dat, als er iets ernstigs gebeurt, je dit zomaar voorbij moet laten gaan. Als er metaal of glas in je voedingswaren worden aangetroffen, zul je de producten terug moeten halen én een ad hoc oplossing moeten invoeren om het productieproces op orde te krijgen. En het is dan inderdaad nuttig om een regel of set van regels in te voeren om herhaling in de toekomst te voorkomen. Maar baseer de nieuwe regel(s) dan op bijvoorbeeld de uitkomst van een incidentanalyse. Regels die met een goed fundament ingevoerd worden, zullen beter ontvangen en nageleefd worden.

Regels zijn funest voor creativiteit…

Waar je in de pas moet lopen, krijgt creativiteit weinig of geen ruimte. Zonder te bagatelliseren, maar in het leger bijvoorbeeld, worden over het algemeen niet de meest creatieve dingen bedacht. Ook wel logisch, want waar het gaat om het beschermen en bewaken van mensenlevens, is het begrijpelijk dat regels de dienst uitmaken.

Natuurlijk is het binnen andere organisaties ook belangrijk dat veiligheid geborgd wordt. Maar eigenlijk zouden regels enkel moeten dienen als ondergrens om dit mogelijk te maken. Als je álles in regels gaat vastleggen, betekent dit dat er geen ruimte meer is voor eigen initiatief. Regels zijn namelijk funest voor het creatieve denken van mensen. Het is goed om na te denken of dit is waar jouw organisatie voor staat. Zijn dat mensen die bijna slaafs alle regels volgen en dus functioneren als een soort robot. Of wil je juist dat mensen plezier hebben in hun werk, eigen initiatief tonen en verantwoordelijkheid nemen in hun werk?

… en flexibiliteit

Daarnaast betekent het volgen van regels dat er weinig ruimte is voor flexibiliteit. Daarom zijn stiptheidsacties ook veel efficiënter dan stakingen. Zo laat het grondpersoneel op Schiphol zien dat alle flexibiliteit verloren gaat als zij zich stipt aan alle regels houden. Mensen moeten langer wachten, dit komt de tevredenheid van de reizigers echt niet ten goede. Bovendien zou het zomaar kunnen dat door de acties, de maaltijden niet aan boord van de vliegtuigen komen. We hoeven niet uit te leggen wat dat betekent voor de klantbeleving!

Een recent voorbeeld is dat van de actie van boeren, die helemaal klaar zijn met het feit dat zij de schuld lijken te krijgen van de aanstaande stikstofcrisis en dus de klimaatproblemen. Zij willen hierover met ‘Den Haag’ in gesprek en dat gesprek stond gepland voor 1 oktober 2019 om 13.00u. In plaats van dat de boeren met de trein of auto naar Den Haag komen, hebben ze massaal de tractor gepakt en zijn daarmee de snelweg op gegaan. Sommigen waren om 4.00 uur ‘s nachts al op pad, om een statement te maken. Dat is gelukt, de drukste ochtendspits ooit is een feit, de boeren krijgen alle aandacht in de media én heel Nederland weet dat er actie gevoerd wordt.

Denk ook maar eens aan de nieuwsberichten die we massaal met verbijstering lezen: ouderen die niet meer bij elkaar kunnen wonen, mensen die de noodzakelijk hulpmiddelen niet krijgen, enkel omdat ze niet aan alle regels voldoen. Daar willen we allemaal dat regels buigzaam zijn, dat mensen op een sociale manier geholpen kunnen worden. Het zijn precies de voorbeelden die aantonen dat sommige regels, in bepaalde situaties, gewoon niet de juiste oplossing zijn. Als je medewerkers hierin iets vrijer kunt laten, kan dit zelfs goed zijn voor het imago van de organisatie.

Meer regels is niet per se veiliger

Dat regels funest kunnen zijn voor creativiteit en flexibiliteit, betekent ook dat op plekken waar veel regels gelden, eigen initiatieven ontmoedigd worden. En dit geldt ook op het gebied van veiligheid. Je mag er vanuit gaan dat medewerkers zelf ook elke dag heelhuids thuis willen komen. En dat het weldenkende mensen zijn die echt niet zomaar in zeven sloten tegelijk lopen. En toch, door het opleggen van allerlei (veiligheids)regels, worden ze vaak wel zo behandeld.

Veel mensen hebben een hekel aan regels die worden opgelegd en in hun ogen onnodig zijn. Met als gevolg dat ze de regels, achter de rug van de leidinggevende of veiligheidsmedewerkers, vooral niet gaan opvolgen. Dit levert onnodig gevaarlijke situaties op. Een recent voorbeeld is het gebruik van rolsteigers in de bouw: de strengere regels zijn bedoeld om het werken op hoogte veiliger te maken. Maar degenen die op hoogte werken, vinden de strengere regels vooral onzin. En dus wordt het werken op hoogte vooralsnog niet veel veiliger, ondank alle goede bedoelingen.

Maar hoe zorg je dan dat medewerkers wél veilig gaan werken? Bedenk regels die daadwerkelijk nuttig zijn en niet veel extra tijd kosten. Maar dat niet alleen, laat zíen dat de regels nuttig zijn. Er komt meer psychologie kijken bij het invoeren van regels dan je zou denken, vooral als het gaat om regels die het werken veiliger moeten maken.

Houd de regels eens kritisch tegen het licht

Eigenlijk geldt in het algemeen dat je de regels van de organisatie om de zoveel tijd eens kritisch onder de loep moet nemen. Bekijk welke regels noodzakelijk zijn, welke nuttig zijn maar ook welke regels dat juist níet zijn. Laat mensen daarnaast ook meedenken bij het opstellen van regels. Dan wordt niet alleen het creatieve denken geprikkeld, ook het naleven van regels wordt hier aanzienlijk mee verhoogd. En zo creëer je een organisatie met nuttige regels (waar iedereen het belang van inziet) zonder dat de regels mensen in hun werken en denken belemmeren!

De regels die je wél nodig hebt, moeten uiteraard goed vastgelegd worden zodat íedereen ze altijd kan raadplegen. Hierbij kan een documentmanagementsysteem helpen. Wil je daar meer over weten? Neem dan eens contact op met onze experts voor een gesprek, of nog beter, een gratis demonstratie!