Efficiënt(er) werken: meer doen met dezelfde mensen

Dinsdag 26 maart 2019 | Leestijd: 4 minuten | Silvie van de Haterd

Bij een kwart van de bedrijven zorgt personeelstekort ervoor dat de werkzaamheden belemmerd worden. Natuurlijk kan je dit verhelpen door extra personeel te werven. Maar dat is op dit moment geen gemakkelijke exercitie. Een andere oplossing is meer doen met hetzelfde personeelsbestand. Dit vereist een veranderslag in de manier van werken. Efficiënter werken is de wens van veel organisaties, maar hoe doe je dat?

De veranderslag naar efficiënter werken

Laten we voorop stellen dat je een verandering nooit in één dag of week gaat bewerkstelligen. Elke verandering heeft tijd nodig. Dit geldt ook voor de verandering naar efficiënter werken. De eerste stap is het meekrijgen en motiveren van alle medewerkers. In één keer een verandering doorvoeren, vooral zonder communicatie vooraf, zal veelal op weerstand stuiten. Door medewerkers vanaf het begin mee te nemen en te betrekken in het veranderproces, zal er eerder begrip komen. Vraag bijvoorbeeld om de ideeën die de medewerkers zelf hebben, en doe ook wat met die inbreng. Als het idee vanuit henzelf komt, zal je eerder commitment krijgen dan dat je enkel je eigen ideeën oplegt.

Kantoorpersoneel is per dag maar 3 uur effectief

Realiseer je wel dat geen enkel mens gemaakt is om 8 uur (aan één stuk) effectief te werken. Onderzoek wijst uit dat kantoorpersoneel gemiddeld 3 uur per werkdag effectief met werk bezig is. De overige tijd wordt besteed aan koffie- of rookpauzes, social media, het lezen van nieuws, kletsen over niet-werkgerelateerde onderwerpen maar ook aan bijvoorbeeld solliciteren. In andere beroepsgroepen loopt de tijd dat men effectief werkt op naar maximaal 6 uur per werkdag. Ook is onderzocht dat je je gemiddeld maar 20 minuten écht kan concentreren op een taak. Bovendien is zitten ongezond, vooral uren achter elkaar.

Wil je dus efficiënter gaan werken, dan is afwisseling en ontspanning erg belangrijk.

Wist je trouwens dat…

Zo help je medewerkers om een efficiënte werkhouding aan te nemen

Medewerkers verbieden om pauze te houden, onderling te kletsen of (social) media te raadplegen, werkt over het algemeen averechts. Waar je als werkgever beter aandacht aan kan besteden, is hoe het werk zo leuk en eenvoudig mogelijk gemaakt kan worden. Gedragsverandering is een belangrijke stap richting efficiënt werken. Je kunt een nieuwe manier van werken introduceren, bijvoorbeeld met een dag- of weekplanning. Maar dit gaat pas écht werken als de medewerkers hier ook zelf achter staan.

Hoe je efficiënt kunt werken, daar zijn de meningen over verdeeld. Denk aan wel of niet de werkdag beginnen met het doornemen van de e-mail óf de noodzaak van verschillende e-mailmappen. Wat werkt, of juist niet, ligt ook aan de persoon én aan de werkzaamheden. Toch kan een organisatie het personeel wel ondersteunen met bijvoorbeeld handige tools. Apps en systemen die het werk makkelijker maken of zelfs voor een deel uit handen nemen.

Bedenk vooraf wel goed welke (repeterende) werkzaamheden veel tijd kosten of als vervelend worden ervaren. Vervolgens kan je op zoek naar de bijbehorende tools om deze werkzaamheden te automatiseren of eenvoudiger te maken. Hierdoor vallen taken weg of duren ze korter, waardoor je meer tijd overhoudt voor de écht belangrijke werkzaamheden.

Enkele praktische voorbeelden

Of het nu gaat om een Document Management Systeem (DMS) dat ervoor zorgt dat bestanden makkelijk te vinden zijn via intelligente zoekmogelijkheden én altijd up-to-date zijn, of om een incident management systeem dat het eenvoudig melden van incidenten via een mobiele app mogelijk maakt, ze kunnen allemaal ondersteuning bieden in dagelijkse werkzaamheden.

Geen minutenlange zoektochten meer naar dat ene bestand waarvan je niet meer precies weet hoe het heet en waar het staat. Om vervolgens uit te komen bij een versie van een week geleden, terwijl je weet dat je collega gisteren nog een aanpassing heeft gedaan. Nee, gewoon meteen het juiste bestand, de juiste versie, waar je ook bent.

Vergeet het invullen van ellenlange formulieren als er een stapel volgeladen pallets omvalt, maar meld het incident snel in de app. Foto erbij en je bent klaar om verder te gaan. Tijd besparen op werkzaamheden is de belangrijkste pijler om efficiënt te kunnen werken. Taken worden sneller uitgevoerd en er blijft tijd over voor andere, belangrijke zaken.

Meer informatie of inspiratie?

Benieuwd waar de kansen op het gebied van efficiënter werken voor jouw organisatie liggen? Neem eens een kijkje op onze website óf neem contact op met onze experts om samen te sparren over dit onderwerp.

Dit vind je wellicht ook interessant: