Nieuwe standaard
voor efficiënt documentmanagement

Donderdag 24 januari 2019| Leestijd: 3 minuten | Iris Boderie

Organisaties die in de toekomst winstgevend willen blijven, zitten niet stil. Vooral niet als het gaat om de adoptie van nieuwe technologische ontwikkelingen. Thema’s als big data, analytics, robotisering en artificial intelligence (AI) staan hoog op de agenda’s van organisaties die vooruit willen en daarbij een dominante rol innemen op het gebied van slim en efficiënt werken. Maar wat heeft dit te maken met documentmanagement?

Veel organisaties zetten documentmanagement in voor het borgen van hun kwaliteit. Zo hebben medewerkers op iedere locatie en op ieder gewenst moment de beschikking over de juiste, actuele en goedgekeurde documentatie. Dit vermindert de kans op fouten en zorgt er tevens voor dat men sneller en efficiënter kan werken. Dankzij slimme zoekalgoritmes kan men de juiste documentatie snel raadplegen. Maar eenmaal aangekomen bij het juiste document, begint uitdaging twee: waar in het 50 pagina’s tellend document staat de exacte informatie die ik nodig heb? Interactieve documenten bieden uitkomst!

Van digitaal naar mobiel naar (artificiële) intelligentie
Sinds de opkomst van het internet kan er geconcludeerd worden dat gebruikersgemak en de snelheid waarmee gebruikers de juiste documenten kunnen raadplegen, continu centraal staan. Dit is ook terug te zien in de wijze waarop organisaties hun documentenbeheer inrichten. In fase 1, zo rond de eeuwwisseling, was er een opvallende overgang van papieren documenten naar een digitale vorm. In de tweede fase, iets van de afgelopen 3 jaar, is het opvallend hoeveel mobiele oplossingen er geïntroduceerd zijn. Ambulante medewerkers konden hierdoor nog sneller en eenvoudiger documenten vinden en het principe ‘anytime en anywhere’ heeft hierdoor een nieuwe lading gekregen. Met de komst van interactieve documenten, verplaatsen we ons naar fase 3. In deze fase staat ons meest waardevolle bezit centraal: tijd! Want hoe zorgen we ervoor dat medewerkers nog slimmer en efficiënter kunnen werken en zo tijd overhouden voor het werk dat er écht toe doet?

NIEUW: interactieve documenten
Het tijdperk van het doorspitten van statische, saaie, lange en tijdrovende documenten, is met de komst van interactieve documenten dus passé. Met interactieve documenten wordt namelijk de snelheid én toepasbaarheid waarmee gebruikers informatie tot zich krijgen significant verbeterd. Het kenmerkt de volgende stap richting de fase waarin AI een plek krijgt binnen efficiënt documentmanagement.

Interactieve documenten in de praktijk
Maar hoe werkt het dan precies? Stel, een verpleegkundige van een regionaal ziekenhuis is op weg naar een patiënt waarbij een infuus wordt aangebracht. Ze loopt de kamer binnen, constateert dat het om een kind gaat en dat er een nieuw infuussysteem ligt dat ze moet gebruiken. Hoewel ze een paar weken geleden een keer heeft geoefend, is het haar even ontschoten hoe het ook alweer werkt. Waar ze voorheen moest zoeken naar de juiste werkinstructie en vervolgens in het document nog moest zoeken naar de juiste pagina (het gaat namelijk om een specifieke handeling), gaat dat met de komst van interactieve documenten een stuk sneller. Ze pakt haar mobiel en scant de barcode op het apparaat. Bij het openen van de werkinstructie verschijnt de vraag ‘Gaat het om (a) een patiënt onder de 18 jaar of (b) een patiënt boven de 18 jaar?’. Ze klikt op de juiste knop en krijgt vervolgens de vraag of het gaat om (foto A) bijna onzichtbare aders of (foto B) zeer goed zichtbare aders. Ze kiest voor foto B en een instructievideo verschijnt – evenals een interactieve foto – met kennisinformatie over ieder onderdeel van het infuussysteem. Ook krijgt ze een melding dat ze eerst haar handen moet ontsmetten alvorens te starten. Ze kiest vervolgens voor de video en doorloopt de stappen; binnen 1 minuut is ze klaar en kan ze naar de volgende patiënt. Met de introductie van interactieve documenten heeft ze zeker 10 minuten bespaard en is de kans op fouten enorm gereduceerd.