Leren centraal tijdens interne gebruikersbijeenkomst RadboudUMC

Meer dan 1000 gebruikers van uiteenlopende functies en afdelingen maken binnen het RadboudUMC gebruik van het Qportaal. De interne benaming voor het kwaliteitssysteem iProva. Om van elkaar te leren en kennis te delen organiseerde de adviesgroep PVI en de afdeling IM samen een speciale gebruikersbijeenkomst. Meer dan 200 gebruikers bestaande uit beheerders, coördinatoren, kwaliteitsmedewerkers en leden van de expertgroep kwamen bij elkaar tijdens deze middag.

Verbeteren door één systeem
Het Qportaal is één overkoepelend systeem dat alle informatie rondom kwaliteit en veiligheid samenbrengt. Zo is iDocument intern omgedoopt tot Qdoc voor de ziekenhuisbrede, afdeling overstijgende en afdeling gebonden kwaliteitsdocumenten. iTask is omgedoopt tot Qdim voor het Decentraal Incident Melden en QMIM voor het Medewerker Incident Melden. iTask wordt ook ingezet voor QVVM; Verbeter Volg Module en Qmia voor incidenten met betrekking tot de apotheek. Daarnaast gebruikt het ziekenhuis iCheck, intern Qask, voor het uitzetten van vragenlijsten, enquêteformulieren en tevredenheidonderzoeken. De systemen worden ingezet op basis van de welbekende PDCA-cyclus.  Door deze systematische aanpak van de adviesgroep PVI is het ziekenhuis de afgelopen jaren uitgegroeid tot een gerenommeerd referentieziekenhuis. Regelmatig worden zij bezocht door Nederlandse en Vlaamse ziekenhuizen. Waar ze terecht trots op zijn.

De aftrap tijdens deze middag was voor de expertgroep. Er werd dieper ingegaan op het Qportaal en alle doorgevoerde veranderingen voor optimalisatie van het systeem. Zo wordt er door de inzet van Qdim meer incidenten geanalyseerd en meer verbeteracties uitgezet. Ook worden alle vragen, storingen en wensen sinds de zomer gecentraliseerd via de interne servicedesk.

Meer meldingen en afhandelingen
Martijn Vogel van de Apotheek deelde zijn ervaringen met het iTask meldtype speciaal voor de apotheek. Sinds de inzet van het meldtype is de meldingsbereidheid toegenomen; zo zijn er ± 700 meldingen (na 6 mnd) geregistreerd. Voorheen waren dit ca 500 meldingen. Tevens is de doorlooptijd verbeterd. 88% van de binnengekomen meldingen worden nu binnen 8 weken afgehandeld. Voorheen was dit 70%. De afdeling kindergeneeskunde vertelde met een ludiek optreden waarvoor zij het documentbeheersysteem gebruiken.

Dermatologie gebruikt Qask onder het motto; Q-uick win bij verbeteren. Onlangs hebben zij, in een kort tijdsbestek, een onderzoek gehouden naar de ervaring van patiënten. Hiervoor werd een beknopte digitale vragenlijst uitgestuurd. Een respons van 36% verbaasde de afdeling.

Aankomend jaar wilt Radboudumc risicomanagement verder softwarematig ondersteunen. Daarnaast staat de overgang naar het vernieuwde iProva 5 gepland. Dit betekent een impact voor de organisatie. Maar na het draaien van een pilot is de afdeling PVI er van overtuigd dat het de organisatie veel gaat opleveren.

Enkele tips die tijdens deze middag de revue passeerden:

  • Denk bij het opstellen van vragen in iTask goed na over welke informatie je eruit wilt halen. Zodat je eenvoudig trend en overzicht rapportages kunt maken.
  • Denk bij de inrichting na over het aantal notificaties die je wilt ontvangen. Pas op voor een overload. Overigens is de frequentie van het versturen van notificaties ook achteraf in te stellen.
  • Zorg dat de vragenlijsten in iCheck kort en bondig zijn.
  • Pas op voor het overbevragen van patiënten.
  • Door het centraliseren van vragen via de servicedesk ICT kunnen vragen beter gerapporteerd en geëvalueerd worden.