Eerst optimaal, dán pas digitaal!

Hoe lean en digitalisering elkaar versterken

Continu verbeteren
Veel organisaties zijn continu bezig om hun processen te verbeteren. Bijvoorbeeld om flexibeler in te spelen op klantbehoeften of om kosten te besparen. Lean, agile, six sigma; het zijn stuk voor stuk veelgehoorde methoden om aan de slag te gaan met procesverbetering. Toch blijkt het voor veel organisaties lastig om echt aantoonbaar te verbeteren. Het is vaak een eenmalige opleving die vervolgens weer verdwijnt in de waan van de dag. Het echt realiseren van verbeteringen blijft hierdoor, jammer genoeg, vaak achterwege.

Hét probleem
Dat de echte verandering achterblijft, is niet zo gek. De werkdruk neemt toe, kennis ontbreekt en er wordt geen prioriteit gegeven aan verbetertrajecten. Verbeteren kost namelijk tijd, en dat is nu juist wat er vaak ontbreekt. Dit resulteert in het nemen van snelle, oplossingsgerichte beslissingen, zonder dat er altijd een goed beeld is van wat nu precies het probleem is.

Verbeteren is digitaliseren?
Verbeteringen gaan vaak hand in hand met digitalisering. Echter wordt er, bij de keuze voor digitalisering, in veel gevallen oplossingsgericht gehandeld. En dat leidt vaak tot een niet doordachte keuze bij de aanschaf van een nieuw systeem. Dit is zonde! Een systeem moet namelijk niet alleen een bestaand probleem oplossen. Er moet ook goed gekeken worden naar de verdere mogelijkheden van het systeem. Aangezien hier in veel gevallen te weinig aandacht aan wordt besteed, voldoet een nieuw systeem niet altijd aan de verwachtingen. En dat leidt weer tot frustratie bij de gebruikers. Toch is er vaak onbegrip over wat een systeem allemaal kan. Een gemiste kans, want juist daar liggen veel mogelijkheden om het verschil te maken!

Wat moet het opleveren?
Omdat je de digitale mogelijkheden goed wilt benutten, is het belangrijk om eerst goed in kaart te brengen wat je precies wilt bereiken. Hoe verloopt het proces? En wat moet het uiteindelijk opleveren? Vaak zie je dat er in een proces stappen zijn ontstaan, die niet echt (meer) nodig zijn. In plaats van direct het proces in de huidige vorm te digitaliseren, moet je je eerst afvragen of deze stappen ook achterwege kunnen blijven. Denk bijvoorbeeld aan de onnodige invulvelden of een automatische e-mailbevestiging die je ontvangt na het doorgeven van een melding en die vervolgens door iedereen direct weer wordt verwijderd. Het zijn activiteiten die ooit noodzakelijk waren, maar dit inmiddels niet meer zijn. Tijd dus om eens kritisch naar de processen te kijken!

Lean als aanpak
Lean management helpt jou om processen te verbeteren. Het is een manier van werken, gericht op het creëren van zoveel mogelijk waarde voor de klant. Door op deze manier naar processen te kijken, ontdek je welke activiteiten waarde toevoegen voor de klant en welke juist niet. Activiteiten die geen waarde toevoegen, noemen we verspilling. Ze kosten tijd en energie, maar leveren niks op.

Het kijken door een ‘lean bril’ maakt verspilling in processen zichtbaar. Lean onderscheidt acht verschillende vormen van verspilling. Benieuwd welke vormen dit zijn? Bekijk dan onderstaande video.

Eerst optimaal, dan pas digitaal!
Om te bepalen welke stappen in een proces van toegevoegde waarde zijn, moet je eerst weten wat de huidige procesgang is. Dit doe je door het proces visueel te maken, bijvoorbeeld met Post-its op brown paper. Je nodigt een aantal medewerkers uit die een rol in het betreffende proces hebben, en laat hen vertellen wat zij precies doen. Door vervolgens te analyseren wat verspilling is, kan het proces verbeterd worden. Een bijkomend voordeel is dat medewerkers meer inzicht krijgen in hun aandeel in het totale proces. Dit creëert begrip voor elkaars taken en zorgt voor overzicht. Zodra deze stap is afgerond, ga je pas starten met digitalisering.

Door op deze manier het verbeterproces aan te pakken, kunnen optimalisatie en digitalisatie elkaar versterken. Het lijkt wellicht common sense, maar hoe optimaal zijn de gedigitaliseerde processen in jouw organisatie?

  Wil je verder praten over dit onderwerp? Ga dan naar de Infoland community.

Lean People
Heb je hulp nodig bij het optimaliseren van jouw verbeterproces? Dan kan Lean People jou wellicht helpen. Zij zijn de aanjagers, doeners, luisteraars, kennisdelers en enthousiastelingen als het gaat over continu verbeteren. Lean People investeert in mensen, door te ontdekken waar men naartoe wilt en samen te bepalen wat er nodig is om daar te komen. De aanpak van Lean People bestaat uit een mix van training, learning-by-doing, coaching en (project-)management voor individuen, groepen, teams en zelfs hele organisaties.

Het maximale uit jouw organisatie halen, dat is waar Roos Spanjer voor staat. Waar Infoland zorgt voor de tools, helpt Roos (als trainer, adviseur, manager en coach) organisaties om te blijven focussen en het einddoel te bereiken. 
© Infoland B.V. 1998-2018
Veiligheid als nummer 1 prioriteit
Uit onderzoek van de Inspectie SZW blijkt dat slechts 27 procent van de bedrijven belangrijke risico’s heeft geïnventariseerd. Dat moet anders! Benieuwd hoe? Ontvang dan hier meer informatie!