Hoge werkdruk door te veel informatie?
Donderdag 2 mei 2019 | Leestijd: 6 minuten | Silvie van de Haterd
De Telegraaf kopt half april: ‘Help, de manager wordt overstelpt met informatie’. Blijkbaar heeft zo’n beetje de helft van alle managers het te druk en krijgt hij/zij per dag meer informatie dan hij/zij kan verwerken. Information overload, wat doen we daarmee? En wat zijn de gevaren?
De hele dag prikkels
Het is voor niemand goed, de hele dag alleen maar geprikkeld worden. Een volle mailbox aan de ene kant en een telefoon die blijft rinkelen aan de andere kant. Voicemails waar je niet aan toe komt en dan zijn er ook nog collega’s die van alles van je willen.
We schetsen hiermee niet alleen het probleem van managers. Wij durven best te stellen dat dit voor veel meer mensen een probleem is. Het is tevens een verklaring waarom zoveel mensen zo vaak overwerken. Een leraar die de hele dag voor de klas staat, heeft daarnaast ook administratie te doen, moet lessen voorbereiden en heeft aan het einde van de dag ook een hele berg e-mails waar hij iets mee moet. En dus werkt 69% van de leerkrachten in Europa minimaal 5 uur per week extra. Onbetaald!
Moeten we dan maar met zijn allen zeggen, weg met die mail?
Helaas, in deze tijd kunnen we niet meer zonder. Gemiddeld ontvangt een werknemer in Nederland ruim 100 e-mails per week. Eén vijfde daarvan is mail die je als CC-ontvanger krijgt. Dat betekent, als je de e-mailetiquette volgt, dat dit voor jou alleen ter info is. Als je die mail dan ook zo behandelt, scheelt dat al weer 20% van je tijd! Ook e-mails die je ontvangt en kunt delegeren, kun je direct doorsturen naar de juiste persoon. Verplaats ook reclame naar een speciale map, of beter nog, stel Outlook zo in dat dit soort mails direct naar een aparte map gaan. Zo ruim je jouw mailbox redelijk snel op en blijven er, als het goed is, alleen nog e-mails over waar actie van jou op wordt verwacht. Nu hoef je alleen nog maar te bepalen wat prioriteit heeft, en wat dus als eerste behandeld moet worden. Zaken die minder belangrijk zijn of lage prioriteit hebben, kunnen vaak prima even wachten.
De gevaren van information overload
Je kent het vast wel: je hebt iets nodig waarvan je zeker weet dat iemand je dat ooit gemaild heeft. Maar door de enorme bult aan e-mails is het lastig zoeken, vooral als je de juiste zoekwoorden niet (meer) weet. Vervolgens ontstaat er een zoektocht die er in negen van de tien gevallen toe leidt dat je aan je collega gaat vragen of hij/zij de betreffende info nog een keer naar je wil mailen. Dit is natuurlijk voor iedereen enorm inefficiënt. Oftewel: je bent kostbare tijd kwijt die je beter had kunnen besteden.
Alle prikkels en inefficiënt werken, kunnen ervoor zorgen dat je niet lekker in je vel komt te zitten. Werk je daarbij (of daardoor) ook nog eens regelmatig over, dan is de kans op een burn-out ook nog aanwezig. In een dergelijke situatie zou je natuurlijk op zoek kunnen gaan naar een andere baan. Zo kan je gaan werken in de dienstverlening, agrarische sector of transport. Daar wordt namelijk door werknemers de minste informatiedruk ervaren. Maar wat nu als dat je niet past? En het is natuurlijk geen garantie dat je met een andere baan beter in je vel komt te zitten, enkel doordat er minder informatiedruk is.
Veel mensen vinden in de basis hun werk echt wel leuk. Echter ervaren ze gewoonweg teveel druk. Deze druk is niet alleen jouw verantwoordelijkheid, hier kan je werkgever ook iets aan doen. Voor een werkgever is het zaak om de werkdruk die de werknemers ervaren, weg te nemen. Hiervoor is het goed dat men weet wat er speelt, door bijvoorbeeld een enquête te houden onder medewerkers of met ze in gesprek te gaan. Hierbij moeten medewerkers het gevoel hebben dat ze alles kunnen en mogen zeggen, zonder dat daar consequenties aan verbonden zijn. Oftewel: maak de enquête anoniem. En uiteraard is het belangrijk dat er uiteindelijk iets met de feedback gedaan wordt. Gebeurt dit niet, dan zal er na verloop van tijd géén feedback meer gegeven worden.
E-mailetiquette
Er zijn verschillende oplossingen te bedenken om werkdruk, onder andere door een volle e-mailbox, te verlagen. Een startpunt kan zijn om binnen de organisatie een e-mailetiquette te introduceren voor intern mailverkeer. Deze kan eenvoudige punten bevatten als:
Er zijn natuurlijk nog veel meer zaken te bedenken om in ieder geval de interne communicatie duidelijk te krijgen. Maar bij alles geldt: goed voorbeeld doet goed volgen.
Let op! E-mailetiquette zijn niet bedoeld om regels vast te leggen, maar worden gebruikt als richtlijn. Je kunt mensen hiermee een spiegel voorhouden: waar ergeren ze zich aan als het gaat om (interne) communicatie? En hoe vaak maken ze zichzelf schuldig aan hetzelfde gedrag? Door etiquette kun je dus bewustwording creëren.
E-mail als vergaarbak van informatie
E-mail zit van oorsprong ergens tussen bellen en fysieke post in: het is sneller dan een brief, maar een beller is nog steeds sneller. Alhoewel… Tegenwoordig wordt er vrijwel onmiddellijk een reactie verwacht op een e-mailbericht. Of tenminste, dat is wat we onszelf vooral wijsmaken.
E-mail wordt vaak gezien als een makkelijk communicatiemiddel, vooral voor minder dringende zaken. Het is goed om eens na te denken of er voor (interne) communicatie geen betere middelen zijn. Zo kan een chatprogramma of intranet helpen om collega’s elkaar op een laagdrempelige manier te laten vinden. En dat voorkomt weer vervuiling van de mailbox!
Waar echter de meeste ruis ontstaat, is dat een mailbox voortaan veelal dienstdoet als vergaarbak voor informatie. We mailen met zijn allen heel wat documenten over en weer. Hierbij verlies je gemakkelijk de controle over welke wijzigingen wanneer en door wie zijn doorgevoerd. Je kunt nooit 100% zeker weten dat je met de meest recente informatie zit te werken. Bovendien is de zoekfunctie van jouw e-mailprogramma er niet op ingericht om te zoeken in attachments (documenten). En werk je op deze manier wel compliant? Al met al is e-mail als opslagmedium net zo geschikt als de ouderwetse papieren archiefmappen: bijzonder inefficiënt. Door nieuwe technologieën kan het vele malen efficiënter, hieronder vertellen we je daar meer over.
Investeer in een documentmanagementsysteem
Net zoals Excel niet optimaal werkt als kwaliteitsmanagementsysteem, is Outlook niet gebouwd als documentmanagementsysteem. Wij geloven dat je applicaties moet gebruiken waarvoor ze bedoeld zijn. Oftewel: gebruik Outlook om te mailen, een documentmanagementsysteem om documentatie in te beheren, Excel om cijfers te verwerken en een kwaliteitsmanagementsysteem voor het managen van incidenten, audits en/of risico’s. Door ze op de juiste manier te gebruiken, kan het werkleven van elke professional, van manager tot medewerker, makkelijker gemaakt worden.
Zo geef je met een documentmanagementsysteem iedereen toegang tot een krachtige oplossing voor het opslaan, maar zeker ook voor het vinden van informatie. Je krijgt altijd de laatste, meest actuele versie te zien. Zo kunnen de medewerkers én managers die mailbox eindelijk eens opruimen!
En wil je het voor de werknemers nog eenvoudiger maken, dan zijn er ook nog handige apps die het zoeken naar een specifiek document een fluitje van een cent maken. Door de documenten vervolgens ook nog interactief te maken, krijgt men binnen een document ook direct de voor hem/haar relevantie informatie voorgeschoteld. En wordt er een document gewijzigd, dan kun je een melding laten sturen naar iedereen voor wie die wijziging interessant is. Daarmee voorkom je het over en weer sturen van documenten over de mail.
Je hoeft Outlook geen gedag te zeggen
Het implementeren van slimme oplossingen (bijvoorbeeld een goed documentmanagement- systeem) betekent niet dat je ineens geen Outlook meer gaat gebruiken. Het betekent wel dat je Outlook weer kunt gaan gebruiken waar het voor bedoeld is: voor het mailen en de agenda. Zonder alle extra vervuiling van onnodige e-mails en attachments, wordt het gebruik van Outlook ook een stuk prettiger. En minder e-mail in combinatie met minder zoektijd, zorgt uiteindelijk ook voor minder druk.
Wij kunnen nog úren doorgaan over de voordelen van een documentmanagementsysteem. Maar we willen je vooral uitnodigen om het zelf eens te proberen!
