Nieuwe HKZ-norm Zorg & Welzijn:
de veranderingen op een rij én praktische tips

Woensdag 13 juni 2018 | Suzanne van Galen

Voor alle branches in de zorg geldt nu één volledige norm: de nieuwe HKZ-norm. Maar wat betekent dit voor zorginstellingen en de bestaande kwaliteitssystemen?

De zorg is in ontwikkeling en verandert snel. De overheid legt steeds meer taken en verantwoordelijkheden neer bij gemeenten. De rol van de gemeenten verandert daardoor en zorginstellingen zijn meer diensten gaan leveren. Denk aan een gehandicaptenorganisatie die nu ook activiteiten op het gebied van GGZ aanbiedt.

De oude HKZ-normen waren branche specifiek. Instellingen die meerdere activiteiten aanboden, zoals in het voorbeeld net beschreven, moesten daardoor aan verschillende normen voldoen. Gevolg: nog meer regels, meer audits en dus meer kosten. Met de nieuwe HKZ-norm is er nu één norm voor alle branches in zorg en welzijn. Voldoen aan meerdere normen is hiermee dus verleden tijd. Dat voor zover het waarom. Maar wat zijn nu de belangrijkste veranderingen voor zorginstellingen, het bestuur en de zorgprofessionals?

Meer vrijheid, minder voorschrijvende regels
Naast de verandering dat er nu één norm is voor álle branches, is een tweede belangrijke verandering dat de nieuwe norm minder voorschrijvend is en meer ruimte biedt voor professionele vrijheid. Van zorginstellingen wordt nu verwacht dat ze zelf invulling geven over hoe ze iets willen regelen. En dat sluit goed aan bij de discussie die er gaande is over het (ont)regelen van de zorg. Freek van Ham, directeur KERTEZA, geeft hiervan een mooi voorbeeld.

Heldere taal

Daarbij komen we meteen op een andere wijziging. Wie de nieuwe HKZ-norm doorleest, ziet direct dat er minder kwaliteitstaal en juist veel concretere en actievere taal is gebruikt. Denk aan formuleringen als ‘Betrek de cliënt bij de behandeling’ en ‘Geef de cliënt de informatie die hij nodig heeft’. Een stuk hedendaagser dus.

Zonder goed bestuur geen goede zorg

De vernieuwde HKZ-norm sluit tevens aan bij de eisen van de Governance Code Zorg (2017). Van Ham: “De leiding, ofwel directie en management, is aan zet. Zij moeten keuzes maken over hoe de zorg binnen de organisatie geregeld moet worden. Om de juiste keuzes te maken, adviseert Van Ham om risicogericht te denken; hoe groter het risico, des te belangrijker is het om iets ‘strak’ te regelen. Omdat de leiding verantwoordelijk is voor de kwaliteit en veiligheid, moeten ze goed zicht hebben op wat er in praktijk en op de werkvloer gebeurt. Ofwel, ga in gesprek met de zorgprofessionals. Tevens is het aan het bestuur om de veiligheidscultuur en het risicodenken te stimuleren.

Kansen voor een kwaliteitsslag

De vernieuwde HKZ-norm ziet Van Ham als een kans voor zorginstellingen. Een kans om het huidige kwaliteitssysteem goed onder de loep te nemen. Het zet aan tot nadenken. Nadenken over hoe je de zorg hebt ingericht, waarom je het op deze manier hebt geregeld. De boodschap van Van Ham: heb het lef om je kwaliteitssysteem te minimaliseren. “Een goed functionerend systeem waarin je bijvoorbeeld 500 procedures op een heldere manier vastlegt, is beter dan dat je 5.000 procedures hebt vastgelegd. Dat maakt het veel te log.” Argos Zorggroep is één van de zorginstellingen die dankzij een nieuw gedegen kwaliteitsmanagementsysteem kan voldoen aan de HKZ.

7 tips om te voldoen aan nieuwe HKZ-norm

Lees de norm goed door. Niet één, maar meerdere keren. En bespreek met elkaar wat het betekent voor de organisatie. Kunnen er zaken anders of beter? En zo ja hoe.
Betrek zorgprofessionals, dagelijks leidinggevenden en kwaliteitsfunctionarissen bij het maken van keuzes.
Ga terug naar de ‘tekentafel’. Gebruik de norm als kader en vertrek vanuit de essentie. Bepaal op basis daarvan wat je anders wilt regelen en hoe.
Maak een plan.
Om de juiste keuzes te maken is het verstandig je te laten begeleiden en informeren door een onafhankelijke HKZ-partner die de nieuwe norm helder kan toelichten.
Volg het plan op met de verschillende belanghebbenden in de instelling.
Indien er nog niet gewerkt wordt met slimme softwareoplossingen, denk dan al in een vroeg stadium na over de aanschaf van een gebruiksvriendelijke inrichting van een digitaal kwaliteitsmanagementsysteem.