Goed voorbereid een externe audit in, hoe doe je dat? [Tips]

Het hoe en waarom van keurmerken, certificeringen en standaarden in de voedingsmiddelenindustrie

Maandag 6 juli 2020 | Leestijd:  6 minuten | Silvie van de Haterd

Voedselveiligheid is belangrijk, en blijkt nu misschien nog wel belangrijker dan ooit. Daarvoor heb je een hygiënenorm zoals de HACCP waarmee je kunt aantonen dat je aan de hoogste eisen voldoet. Maar helaas ben je er daar als organisatie in de voedingsmiddelenindustrie niet meer mee. De hele wereld lijkt over je schouder mee te kijken en de keurmerken, certificeringen, standaarden en integriteitschecks worden steeds talrijker. Waar komt dit toch vandaan? En vooral, hoe zorg je nu dat je op al die externe audits hiervoor goed voorbereid bent?

Iedereen kijkt met een kritische blik

Over het algemeen kan gezegd worden dat organisaties steeds meer verantwoording moeten afleggen. Niet alleen intern of aan aandeelhouders, of zelfs aan certificerende instanties als ISO of NEN. Ook de consument wordt steeds kritischer en krijgt daarbij bijval uit de hoek van media en maatschappelijke organisaties.

Als organisatie wil je niet het lijdend voorwerp zijn in een uitzending van Keuringsdienst van Waarde of Rambam, of van een onderzoek van Foodwatch. Ook heb je geen zin in een aanval vanuit Stichting Wakker Dier. Toch is dit wel de realiteit van nu, waarbij je bedrijfsvoering op vele vlakken onder de loep genomen kan worden door externe partijen.

Duurzaam produceren, bij voorkeur in een transparante keten, productintegriteit en maatschappelijk verantwoord ondernemen zijn zomaar hete hangijzers waar je als organisatie mee te maken kan krijgen. De consument verwacht steeds vaker een ‘eerlijk’ product waarvan ze de herkomst kunnen volgen, waarvoor elke partner in de keten een eerlijke prijs krijgt (dus ook de koffie- of cacaoboeren) en waarbij dierenleed zoveel mogelijk beperkt blijft.

Doe je dit niet, of niet voldoende, dan kan dit op twee manieren bij je terugkomen:

1. Je productieproces is überhaupt niet transparant waardoor de consument je links laat liggen.
2. Je voert claims waaruit zou blijken dat je eerlijk produceert, maar kunt die claims niet waarmaken. Dit is het werkveld van organisaties als Foodwatch, die dit graag breed bekend maken.

We hoeven je waarschijnlijk niet te vertellen dat in beide gevallen de genoemde organisaties en consumenten niet zo blij met je zijn. En mocht je denken er wel mee weg te komen: de analysemogelijkheden zijn de laatste tijd ook alleen maar uitgebreider geworden, ook voor externen. (Social) Media zorgt ervoor dat ‘nieuws’ zich als een olievlek kan verspreiden. Oftewel, er valt weinig meer in de doofpot te stoppen.

Keuzes maken

Als organisatie in de voedingsmiddelenindustrie hoef je gelukkig niet (meer) lijdzaam toe te zien hoe je aan de schandpaal wordt genageld. Je kunt ervoor kiezen om door middel van keurmerken, certificeringen en standaarden te voldoen aan de gestelde eisen en dit uit te dragen. Er zijn veel keurmerken om uit te kiezen, en ze zijn niet allemaal relevant voor jouw organisatie. Het ‘Beter Leven’ keurmerk heeft voor jou weinig nut als je niet met dierlijke producten werkt. Maar andersom, als je juist in de vleesindustrie werkt, wil je toch niet meer met plofkippen en dierenleed geassocieerd worden? Laten we alleen ook realistisch wezen: zolang mensen het kopen is er blijkbaar nog een markt voor.

Terug naar het maken van keuzes: om je dus te wapenen tegen de kritische blikken, kun je één of meerdere keurmerken, certificaten of standaarden kiezen waaraan je wilt voldoen. Om te voorkomen dat je holle claims plaatst die je niet waar kunt maken, zijn hier vaak externe audits aan verbonden. Daarmee wordt eens in de zoveel tijd de ‘temperatuur gemeten’; hoe je er voor staat. En die audits zijn vaak niet mis, dus er is een goede voorbereiding nodig om deze keer op keer te halen. Met onderstaande tips kom jij in ieder geval goed beslagen ten ijs.

Tips voor een succesvolle audit

In het algemeen is het belangrijk om de externe audit goed en volledig voor te bereiden. De externe audit is geen 0-meting maar het moment waarop zoveel mogelijk goed moet gaan. Dit doe je op de volgende manieren:

• Zorg dat geruime tijd, zeker een aantal maanden, alle registraties, verslagen en dergelijke bijgehouden worden, zodat de auditor deze kan beoordelen.
• Zorg dat alle stakeholders weten wat het belang is van de certificering en wat er van ze verwacht wordt. Voorkom hierbij dat er punten zijn waardoor Knock Out non-conformities (punten waardoor je in één keer faalt voor de audit, die je ook niet meer mag corrigeren) kunnen ontstaan die funest zijn voor de certificering.
• Wijzigt er iets aan de eisen voor een certificering of standaard? Zorg dan dat je deze zo snel mogelijk implementeert, zodat je er niet te lang na de ingangsdatum mee klaar bent, of erger nog, mee moet beginnen.
• Wijzigt er iets substantieel binnen je organisatie, bijvoorbeeld in het productieproces? Check dan of alle bijbehorende documenten, handboeken en validaties geregeld zijn. Geef de wijziging ook door aan de auditerende instantie zodat zij hier rekening mee kunnen houden en eventueel kunnen kijken wat de gevolgen zijn voor een certificaat.
• Komen er uit een audit correcties naar voren? Houd dan rekening met de tijd die nodig is om het traject af te ronden en lever bewijs van de correcties tijdig en volledig aan. En check tussendoor, in ieder geval voor de volgende audit, of de maatregelen die je genomen hebt, ook effect hebben gehad. Zo fiets je gemakkelijker door de (op)volgende audit.
• Zorg dat er voldoende mensen op de hoogte zijn van de benodigdheden bij een audit, zodat afwezigheid van de vaste contactpersoon, ook bij een onverwachte audit, geen problemen oplevert voor het proces. Hoewel een audit een momentopname is, is het natuurlijk ook gewoon de bedoeling dat dit je normale werkwijze is, en dat moet je aan kunnen tonen.

Bedenk tenslotte dat een auditeur er niet op uit is om je te ‘laten zakken’. Hij of zij ziet je liever slagen en succesvol de certificering rondkrijgen, dan dat er van alles aan te merken is.

De ultieme tip is eigenlijk even simpel als doeltreffend: als je een goed proces van interne audits opzet, kun je bovenstaande punten altijd in de peiling houden en ben je dus eigenlijk altijd voorbereid, wat er ook gebeurt.

Of ben lekker eigenwijs

De eisen die aan de verschillende keurmerken, certificeringen en standaarden worden gesteld, kunnen vrij hoog zijn. Of misschien is het juist nog niet voldoende voor jouw maatstaven. Betekent dat dat je je dan toch maar moet conformeren? Nee, zeker niet. Er zijn voorbeelden te noemen van eigenwijze organisaties die hun eigen koers varen en daar succesvol in zijn.

Misschien wel het meest bekende voorbeeld is dat van Tony Chocolonely. Veel chocolademerken kiezen voor het Fairtrade keurmerk, en/of de Rainforest Alliance standaard. Niets mis mee, maar de bedenker van Tony Chocolonely (televisiemaker Teun van der Keuken, o.a. bekend van de Keuringsdienst van Waarde) vond dat er nog meer gedaan kon worden. En dus werd er een eigen standaard bedacht en handelt de chocoladeproducent daarnaar. En met succes kunnen we stellen!

Een lokaal voorbeeld vinden we in Son en Breugel, onder de rook van Eindhoven. Daar bevindt zich een buffelboerderij, de Stoerderij genaamd. De eigenaar heeft 5 jaar lang het Biologische keurmerk gehad maar kon niet meer aan de vereisten voldoen. Een deel van het voer is bijna niet biologisch te krijgen en schreeuwend duur. De mest kan niet op biologische grond verwerkt worden en dat is dan ook een kruisje op het lijstje. En de slager is niet biologisch maar werkt wel op de meest diervriendelijke manier voor buffels. En dus ontstond er een eigen keurmerk: Keurig Merk, met veel elementen van de biologische bedrijfsvoering maar met een eigen, werkbare draai.

Welke route je ook wil bewandelen met je organisatie, bij Infoland hebben we experts op het gebied van auditen. Of je het nu voor jezelf doet, of je wil voorbereiden op een externe audit, wij denken graag met je mee.

Wil je eerst meer lezen over onze visie op auditen? Marieke Kessels, inmiddels de CEO van Infoland, praat je bijvoorbeeld bij over het nut van gericht auditmanagement.