Gericht auditen voorkomt dat je kansen misloopt
7 mei 2019 | Leestijd: 3 minuten | Marieke Kessels
Auditen wordt steeds belangrijker. Organisaties staan namelijk voor een grote uitdaging: het bereiken van doelstellingen in een zeer dynamische omgeving. Een omgeving die steeds veeleisender wordt. De gestelde kwaliteitseisen (door zowel de overheid & certificerende instanties als afnemers en consumenten) worden steeds hoger. En ook de aandacht voor veiligheid, gezondheid en milieu neemt toe. Bovendien treden er doorlopend wijzigingen op in externe eisen en normen. In deze omstandigheden loont het de moeite om met regelmaat een kritische blik te werpen op de eigen organisatie. Audits zijn daarvoor een goed instrument. Juist in een snel veranderende omgeving, waar de ‘norm’ constant verandert en de lat telkens hoger ligt, is het zaak om goed na te denken over de te gebruiken auditsystematiek. Organisaties doen er verstandig aan de auditaanpak met regelmaat te evalueren en waar nodig te vernieuwen. In deze blog neem ik, Marieke Kessels, jou mee in mijn visie op het hedendaagse auditen.
Audits: van een ‘moetje’ naar kansen
Audits zijn in de eerste plaats bedoeld om een objectief beeld te krijgen van een organisatie. Maar wat is het hogere doel? Helaas is het in veel gevallen zo dat audits worden gepland en uitgevoerd met uitsluitend een certificerings- of compliance doel in het achterhoofd. En dat is een gemiste kans! Audits zouden namelijk ook altijd in het teken moeten staan van verbetering. Door ze heel gericht te plannen en uit te voeren, ben je in staat het verbeterpotentieel van jouw organisatie bloot te leggen én waardevolle maatregelen te nemen. Gerichte audits vragen echter om een weldoordachte auditsystematiek. De essentie daarvan wordt gevormd door het antwoord op drie vragen: Wat ga je auditen? Hoe ga je auditen? Wanneer ga je auditen?
Het juiste vertrekpunt voor een audit is cruciaal
Het zorgvuldig selecteren van de onderwerpen die je gaat auditen, is een essentiële stap. En geloof me, je hebt daarin wel degelijk een keuze! Audits hoeven namelijk niet alleen te gaan over certificatieschema’s, normen en bijbehorende verplichtingen. Sterker nog, wil het resultaat echt waardevol zijn, dan zijn juist doelstellingen, kansen en risico’s dé onderwerpen waarop je moet focussen. Misschien is het dan alsnog nodig om een audit uit te voeren die zich specifiek richt op een bepaalde norm, maar wellicht ook niet. Immers, niets staat jullie in de weg om in de uitvoering van een audit, waarbij jullie je richten op doelstellingen en risico’s, ook rekening te houden met verplichtingen vanuit externe eisen. Een kwestie van slim combineren.
Slim auditen door slim te combineren
Ook voor de feitelijke uitvoering van een audit geldt dat je er goed aan doet om duidelijke keuzes te maken. Wanneer is het noodzakelijk om een document review uit te voeren? Zijn interviews of observaties het meest geschikte middel om feiten boven tafel te krijgen? In welke gevallen doe je er goed aan om vragenlijsten te gebruiken die jouw resultaten registreren zodat je tot bevindingen kunt komen? Afhankelijk van het doel is een bepaalde werkwijze meer of minder geschikt. In de totale auditsystematiek doe je er goed aan om verschillende aanpakken te combineren. Zeker als het gaat om bewustzijn en cultuur. Hierbij hebben snelle en gerichte checks vaak een positief effect. Dit soort checks en observaties kunnen namelijk door vele medewerkers worden uitgevoerd, waardoor de betrokkenheid vergroot wordt én het verbetervermogen wordt aangespoord. Als je gebruik maakt van vragenlijsten, is het waardevol om de vragen te relateren aan alle relevante (norm)kaders. Zo kun je met één audit direct inzichten verkrijgen over bijvoorbeeld doelstellingen, risico’s, en compliance ten aanzien van specifieke normkaders.
Een goede auditplanning is dynamisch
Een goede auditplanning is van wezenlijk belang. Hiermee zorg je er namelijk voor dat je in een bepaalde periode de meest waardevolle en noodzakelijke onderwerpen de revue laat passeren. Echter, de werkelijkheid is weerbarstig. De wereld om ons heen verandert en doelstellingen veranderen mee. Daarom luidt het advies: neem de auditplanning periodiek onder de loep. Een goede planning is dynamisch. Laat je daarbij voeden door de actualiteit, want alleen dan realiseer je een auditplanning op maat. En die actualiteit vind je ook binnen de muren van de eigen organisatie. Zo kan een opzienbarend patroon in jullie incidentenregistratie leiden tot een extra toetsmoment of een nieuw accent in een reeds geplande audit.
Een krachtig verbetermechanisme
In deze blog heb ik je meegenomen in mijn ultieme auditsystematiek waarin organisaties keer op keer met een doordacht auditplan aan de slag gaan. Zij denken daarbij kritisch na over de onderwerpen van hun audits, de werkwijze en de planning. En, niet onbelangrijk, zij laten zich daarbij doorlopend voeden door wat er gebeurt, binnen en buiten de organisatie. Met deze gerichte aanpak zijn audits een zeer waardevol middel om het hogere doel te bereiken: continu en zichtbaar verbeteren.
Over Marieke Kessels
Marieke Kessels is afgestudeerd technisch bedrijfskundige en gepromoveerd op het onderwerp risicomanagement. Als consultant heeft zij vele organisaties in diverse branches geadviseerd op het vlak van veiligheids- en risicomanagement, kwaliteitsmanagement en continu verbeteren. Momenteel is zij werkzaam als Directeur Sales & Operations bij Infoland. Wil je samen met haar sparren over dit onderwerp of ben je benieuwd naar de mogelijkheden die Infoland biedt op het gebied van auditmanagement? Neem dan contact met ons op via +31 (0)40 848 58 68 of steluwvraag@infoland.nl.
