Efficiënter werken? Neem de regie zelf in handen!

24 november 2017 in Nieuws, Procesoptimalisatie door

We worstelen er allemaal mee; hoe ga je op het werk efficiënt om met de (toch wel kostbare) tijd? Moeten we hele agenda’s vol plannen met activiteiten of juist ruimte laten voor momenten van bezinning? Ik vraag het aan time managementexpert Eric van den Heuvel.

Van den Heuvel verzorgt aan uiteenlopende doelgroepen, van zorgmanagers tot data-analisten, trainingen over dit onderwerp. Zijn terechte wedervraag op mijn vraag over de manier waarop je tijd effectief kan inrichten, is dan ook: kan je wat specifieker zijn? Om een goed antwoord te kunnen geven op mijn vraag, bedenken we samen een fictief bedrijf met 30 jonge ambitieuze appbouwers waar de werkdruk hoog is. Op een dag klopt de directeur van dat clubje mensen aan bij Van den Heuvel met de vraag: hoe kan ik mijn werk beter organiseren?

Interne en externe afleiding
Een belangrijk – herkenbaar – thema is het probleem van afleiding. Er zijn twee soorten afleidingen. Allereerst de externe afleiding; bijvoorbeeld collega’s die vragen aan je stellen terwijl je met de begroting bezig bent. Daarnaast heb je de interne variant waarbij je tijdens het lezen van een goed boek denkt: oh, ik moet dát nog doen. Maar hoe moet je die interne afleiding nou oplossen? ,,Het probleem is dat de dingen die je nog moet doen altijd naar boven komen op momenten dat je brein uitstaat; onder de douche of als je de hond uitlaat. Om te voorkomen dat je jouw hersenen hiervoor gaat gebruiken, moet je zorgen voor een extern systeem om te plannen (denk aan to do lijstjes).’’ En hoe zit het met de externe afleiding? ,,Je moet de dag altijd met een plan beginnen. Als je jouw agenda afhankelijk maakt van externe factoren dan kom je al snel in het plan van iemand anders terecht. Het verwerken van e-mails maakt dus onderdeel uit van je plan en dat moet je op een vast moment doen.’’

Het verschil zit hem in kleine veranderingen
De vraag die Van den Heuvel het meeste krijgt over efficiëntie is dat mensen het gevoel hebben dat ze geleefd worden. Ze nemen niet zelf de regie in handen maar laten anderen bepalen wat ze doen. ,,Ik sprak laatst een manager op een groot accountantskantoor die zei: ik sta altijd klaar voor mijn medewerkers. Dat is een goed streven. Echter zei hij ook dat hij zelf de grootste klanten bediend. Die combinatie lijkt me niet ideaal aangezien hij tussendoor altijd gestoord kan worden door zijn medewerkers. Op deze manier kan hij zich dus nooit volledig concentreren op zijn klanten of medewerkers. Het zou veel beter zijn als hij bepaalde momenten inplant waarop medewerkers met vragen bij hem kunnen aankloppen. Zo kan hij beide zaken op een goede manier afhandelen.’’

Prioriteren!
Even terugkomend op het verhaal van de directeur. Wat zou jij hem adviseren? ,,Dat hij prioriteiten moet stellen en dus keuzes moet maken. En daarvoor moet je eerst in kaart hebben welke opties je allemaal hebt. Je moet weten welke rollen je allemaal hebt: klanten binnenhalen, het team aansturen en een rol als coach bijvoorbeeld. Aan de hand van deze rollen ga je taken formuleren en een planning opstellen.

Stappenplan
Als extra service biedt managementkenner Van den Heuvel onderstaand een handig stappenplan aan om erachter te komen hoe je snel en eenvoudig de juiste prioriteiten kunt stellen:

1. Maak drie lijsten: lijst a met alle belangrijke en urgente zaken. Lijst b met belangrijke zaken die niet urgent zijn en lijst c met vaste taken die regelmatig terugkomen;
2. Neem de lijsten rustig door en check of het klopt met jouw functie;
3. Bepaal vervolgens de volgorde in prioriteit van de lijsten en start met de zaken die het meest urgent zijn;
4. Plan daarna agendaruimte in voor lijst b (belangrijke zaken maar niet urgent);
5. Plan tot slot ruimte in voor de dingen die terugkomen (lijst c dus).

Kortom: het allerbelangrijkste is dat je een eigen planning maakt zodat andere het niet voor jou gaan invullen. Zo zorg je ervoor dat jij de regie in handen neemt en creëer je rust in je eigen werkzaamheden.

 Bas schrijft blogs voor Infoland die gaan over thema’s zoals risicomanagement, innovatie en ondernemen. Zijn kracht: een groot netwerk en een vlotte pen.
© Infoland B.V. 1998-2017