Effectief timemanagement; een mix van een breindump, Covey en kikkers

Donderdag 8 november 2018 | Leestijd: 3,5 minuten |René de Jong

Tijd, het is ons meest kostbare bezit. Bedrijven als Coolblue, Netflix en Booking.com doen er alles aan om ons het leven als consument zo makkelijk mogelijk te maken. Fijn gevoel geeft dat, toch? Maar als we een kijkje nemen op de werkvloer, dan blijkt dat velen van ons toch behoorlijk worstelen met het effectief indelen van onze tijd. E-mails, bellende klanten, een collega aan je bureau, eindeloos vergaderen of gewoonweg teveel hooi op je vork. Het zijn allemaal situaties die leiden tot ineffectief gebruik van je tijd. Herkenbaar? Ga dan aan de slag met de mix van een breindump, Covey en kikkers!

De kracht van een breindump
Trello; een absolute aanrader als je wilt beginnen met timemanagement. Trello helpt jou namelijk om het hoofd écht leeg te krijgen. Want om effectief met je tijd om te gaan, is het belangrijk om een goed beeld te hebben van alles wat je nog moet doen. Veel mensen proberen dit allemaal te onthouden, maar je weet zelf ook dat dit een onmogelijke opgave is. Een vol hoofd zorgt er nou eenmaal voor dat je ’s avonds ligt te malen en continu bezig bent met het onthouden van dingen. En op het moment zelf, is de kans groot dat je al deze punten weer bent vergeten.

Zolang er te veel in je hoofd zit, is het onmogelijk om met aandacht aan de slag te gaan. Een breindump kan je op dit punt helpen om je hoofd ‘leeg te maken’. Naast Trello zijn er natuurlijk vele andere toepassingen die je hiervoor kan gebruiken. Alles wat je moet onthouden – zowel privé als zakelijk – zet je via de app in het systeem. Van de bestelling van kattenbrokken, het inplannen van een afspraak tot het nabellen van een prospect of klant; schrijf echt alles op! Vervolgens kijk je dagelijks hoe je al deze taken slim kan uitvoeren. Hou hierbij altijd in je achterhoofd: belangrijke zaken eerst.

Covey als hulpmiddel voor Time Management
In 1989 schreef Stephen Covey het boek ‘The Seven Habits of Highly Effective People’. Tot de dag van vandaag is het één van de meest succesvolle managementboeken aller tijden. Het boek helpt je om persoonlijke effectiviteit te bereiken en laat time management daar natuurlijk een essentieel onderdeel van uitmaken. Als het aankomt op het inzetten van jouw tijd, dan beschrijft Covey vier verschillende aspecten, namelijk: a) belangrijke taken, b) niet belangrijke taken, c) dringende taken en d) niet dringende taken. Uiteindelijk zijn deze vier elementen onder te brengen in de volgende matrix:

Nu maken veel mensen de denkfout dat ze zich vooral moeten focussen op kwadrant 1. Dat zijn immers de belangrijke zaken die ook nog eens dringend zijn. Maar helaas… het nadeel van deze aanpak is dat de focus op dit kwadrant vaak gelijk staat aan brandjes blussen, crisismanagement, stress en uiteindelijk overspannen gedrag. Het is essentieel om tijd te nemen voor het uitwerken van een lange termijn oplossing, anders blijf je altijd belangrijke en urgente brandjes blussen. Dat je je niet teveel moet focussen op kwadrant 3 en 4 zal je ook niet verbazen. Deze kwadranten zijn gericht op korte termijn acties, geven weinig voldoening en leiden tot ‘druk zijn met druk zijn’. Covey is heel duidelijk in zijn aanpak: besteed het liefste 60% van je tijd aan kwadrant 2, zo’n 30% aan kwadrant 1 en besteedt zo min mogelijk tijd aan de overige twee kwadranten.

Klinkt goed, maar hoe doe je dat dan? Het begint met een aantal basiselementen die je daarvoor moet inrichten. Begin bijvoorbeeld met het elimineren van alle ruis in je omgeving. Zet je mail en telefoon uit als je aan de slag gaat met taken uit kwadrant 1 en 2. Zo creëer je rust. Heb je veel collega’s die regelmatig aan je bureau staan? Maak dan afspraken over momenten waarop ze je mogen storen. Maak vervolgens iedere dag een planning die bestaat uit een top 1 doel en een subset aan kleinere doelen/acties. Het valt daarbij aan te raden om de grote taken op te delen in kleine brokken. Blokkeer deze taken ook expliciet in je agenda; dit voorkomt dat een vergadering je weer uit je flow haalt. Check je mail vervolgens op een vast tijdstip (bijvoorbeeld 2x per dag ) en stop met multitasken, want daar zijn wij mensen nou eenmaal niet voor gemaakt. Nee, ook de dames onder ons niet! Je zult merken dat dit aan het eind van de dag veel meer voldoening gaat opleveren. En dan is er nog die kikker…

Eat the frog!
Kikkers en time management, wat heeft dat met elkaar te maken? Het principe van eat the frog is simpel; begin de dag met de taak waar je het meeste tegenop ziet. Die ene boze klant bellen, het opleveren van een notulen waar je al dagen tegenaan hikt óf het uitvoeren van die ene taak die je vooral energie kost in plaats van oplevert. Doe het meteen! Nu! Eat the frog die smerig smaakt en je het liefste aan de kant schuift. Doe je dat niet, dan staart dat vieze ding je continu aan en leidt het je voortdurend af. Het is even doorbijten, maar dan heb je wel meteen voldoening uit je dag gehaald en kun je weer vooruit met de dingen waar het echt om gaat. Heb je daar moeite mee, vraag dan zeker een buddy om je te helpen. Iemand die je de spiegel voor kan houden en soms vraagt ‘Is dit nou echt zo belangrijk?’. Veel plezier met deze tips en zet hem op!

Dit artikel is tot stand gekomen dankzij de waardevolle pizzasessie van Kees de Vroedt, eigenaar van Omnimo. Een aanrader mocht je ooit je team of collega’s willen verblijden met een praktische workshop rondom timemanagement.