Wat is procesmanagement?

Procesmanagement is een term die wordt gebruikt voor managementtaken. Zo wordt in het bedrijfsleven gesproken over procesmanagement als het gaat om het inrichten, beheren en verbeteren van bedrijfsprocessen.

Belangrijk hierbij is het creëren van een goede samenhang tussen organisatie en omgeving, procescomponenten en de verschillende disciplines (denk aan analyseren, ontwerpen, architectuur, rapporeren, uitvoering en verbetering) van processen.

Processen staan niet op zichzelf, maar ondersteunen de hele organisatie. Des te belangrijker is het om procesmanagement efficiënt en effectief aan te pakken. Je bespaart niet alleen tijd met het slim managen van processen, maar zorgt er ook voor dat je tijdig kunt inspelen op veranderingen.

Daarnaast bied je toegevoegde waarde richting je klanten als het gaat om kwaliteit, snelheid en het voldoen aan de wet- en regelgevingen. Oftewel: middels procesmanagement til je jouw organisatie naar een hoger niveau en werk je slimmer, efficiënter en veiliger.

Continu verbeteren met procesmanagement

Een van doelen van procesmanagement is het continu verbeteren van bedrijfsprocessen om verspilling te voorkomen en de kwaliteit te verbeteren.

Iedere organisatie kan wel een aantal processen opnoemen die efficiënter en effectiever ingericht kunnen worden. Door de jaren heen worden er namelijk regelmatig processtappen toegevoegd of veranderd en dat kan ervoor zorgen dat het proces niet meer optimaal is ingericht.

Dit heeft vervolgens niet alleen invloed op jouw organisatie, maar ook op de klant. Met procesoptimalisatie voorkom je onnodige fouten en ben je als organisatie wendbaar voor jouw klanten. Zorg er hierbij wel voor dat het verbetertraject van begin tot eind goed wordt geborgd, want hiermee voorkom je verrassingen en val je niet terug in de huidige situatie en alleen zo kan je succes garanderen.

Het borgen van procesoptimalisatie kan bijvoorbeeld eenvoudig met intelligente procesmanagement software waarin een visuele weergave van een procesflow je direct overzicht biedt. De software geeft je inzicht in de status, voortgang en compliancy van processen en stelt jouw organisatie in staat om continu te verbeteren.

Word wendbaar in een veranderde omgeving

In een proces heb je vaak te maken met meerdere betrokkenen vanuit verschillende afdelingen of zelfs organisaties. Dit betekent verschillende disciplines, interpretaties, afspraken en prioriteiten.

Toch heeft iedereen hetzelfde doel: de klant leveren wat er wordt beloofd. Het is daarom belangrijk om op één lijn te zitten, consistent te blijven in de samenwerking en continu aan te passen waar nodig is. Je verbetert hierdoor niet alleen de doorlooptijd van een proces, maar ook de kwaliteit die je levert.

Een van de meest bekende methode om hiermee aan de slag te gaan is de Lean Six Sigma – methode. Lean Six Sigma stelt snelheid, kwaliteit en klanttevredenheid centraal, maar ook procesbeheersing en het voorkomen van defecten spelen een belangrijke rol. Met deze doelgerichte aanpak realiseer je concrete resultaten en ben je wendbaarder in continu veranderende omgevingen.

Waar processen worden uitgevoerd, treden risico’s op. Wil je tijdig op deze risico’s in kunnen spelen, dan is het belangrijk om te weten welke mogelijke risico’s dit zijn. Dit kun je bewaken door regelmatig risico-inventarisaties uit te voeren en deze te monitoren.