Chat with us, powered by LiveChat

Wat is een procesflow?

Een procesflow is een schematische weergave van alle processtappen die nodig zijn om een proces uit te voeren. Aan de hand hiervan kun je precies zien hoe het proces verloopt, welke afdelingen betrokken zijn en waar de risico’s en kansen liggen. Dit helpt jou om in één oogopslag te zien welke kwaliteitscontroles uitgevoerd moeten worden en zorgt voor meer grip op de processen.
Procesmodellering voor het in kaart brengen van een procesflow
Het schematisch in kaart brengen van bedrijfsprocessen wordt ook wel procesmodellering genoemd. Het zorgt voor overzicht en inzicht. Je maakt één overzicht waarin je visueel laat zien hoe een procesflow in elkaar zit en welke stappen hierbij komen kijken. De discussie die hier vervolgens over ontstaat, helpt processen zo efficiënt en effectief mogelijk in te richten.
Het modelleren of het maken van een procesflow kan op verschillende niveaus en bestaat uit een aantal stappen. Allereerst is het belangrijk om alle informatie te verzamelen en de juiste betrokkenen te identificeren. Analyseer de informatie die je hebt, kijk wie de betrokkenen zijn en ga het gesprek aan om te kijken hoe het proces daadwerkelijk verloopt. Vervolgens bepaal je de input en output van het proces en ga je op zoek naar geschikte methodes om mee aan de slag te gaan. Werk de procesflow vervolgens uit en geef terugkoppeling aan de organisatie. Aan de hand hiervan kun je de discussie aangaan en verbeteringen doorvoeren. Om tijd te besparen kun je het visueel maken van de processen ook overlaten aan slimme procesmanagement software. Hierin kun je ook eenvoudig verbeteracties en eigenaren koppelen om de status en voortgang te monitoren.

Tips voor het uitwerken van een overzichtelijke procesflow:

  • Gebruik concrete beschrijvingen voor de processtappen
  • Blijf binnen de scope van het proces dat je beschrijft
  • Maak eventueel een sub proces aan om de flow overzichtelijk te houden
  • Ben kritisch op de processtappen, veel stappen maakt het vaak onoverzichtelijk

Tips voor het maken van een concreet stappenplan voor een procesflow:

  • Bepaal welk proces je in kaart wilt brengen (scope)
  • Bepaal de kop en de staart van het proces
  • Bepaal welke stappen genomen moeten worden om het proces te doorlopen.
  • Bepaald op welke plekken in het proces beslismomenten plaatsvinden én welke invloed deze beslismoment uitoefenen op het proces
  • Maak het proces visueel en beoordeel de flow opnieuw