Wat is document management?

Document management helpt organisaties om te allen tijde inzicht en overzicht te creëren in de brij van informatie. Denk bijvoorbeeld aan protocollen, procedures, werkinstructies, procesbeschrijvingen en ga zo maar door. Bij kennisintensieve organisaties kunnen al deze documenten op den duur leiden tot versnippering en vervuiling. Document management zorgt ervoor dat onnodig zoeken verleden tijd is en fouten voorkomen kunnen worden.

Vergroot de kans op succes dankzij slim document management

Dankzij een documentmanagementsysteem beschikken medewerkers altijd en overal over up-to-date informatie die via een centrale plek beschikbaar is. Niemand werkt meer met verouderde versies omdat het veranderproces dankzij een effectieve workflow continu wordt geborgd. Daarmee is er sprake van gestructureerd documentenbeheer en kunnen gebruikers eenvoudig documenten vinden, delen en aanpassen. Dit aanpassen kan ook in teamverband. Hierdoor kan een groep medewerkers als collectief samen aan een document werken zonder op elkaar te hoeven wachten. Vanzelfsprekend borgt versiebeheer dat oude versies en aanpassingen nooit verloren gaan. Daarnaast helpen slimme zoekalgoritmes en de ontsluiting via mobiele devices tijdverspilling te voorkomen, waardoor medewerkers sneller de juiste informatie kunnen ontsluiten. Bovendien worden fouten door niet tijdige, ontbrekende of onjuiste informatie, uitgesloten. En minder fouten betekent een betere kwaliteit en minder herstelkosten.

Dé sleutel voor efficiënt werken

Medewerkers maken minder fouten omdat ze altijd en overal toegang hebben tot de meest actuele informatie die ze nodig hebben bij hun dagelijkse werkzaamheden. Denk daarbij aan werkinstructies, handleidingen, video’s, contracten, powerpoint-presentaties, excel-bestanden of willekeurige andere content. Een speciale document management app zorgt ervoor dat zij op iedere locatie, zelfs in het buitenland, bedrijfsdocumenten kunnen raadplegen.

Document management app - iProva Search

Daarnaast wordt het proces (en daarmee de kwaliteit) van het opstellen en beoordelen van nieuwe documenten geborgd door intelligente workflows. Deze workflows helpen om de voortgang van het proces te bewaken met behulp van automatische update signaleringen en het uitzetten van taken naar collega’s. Medewerkers die betrokken zijn bij het in stand houden van een vitale informatie-infrastructuur, krijgen hierdoor een duidelijk beeld over welke bijdrage er op welk moment van hen verlangd wordt.

Document management in de praktijk?

Document management speelt bij steeds meer organisaties een essentiële rol. Benieuwd naar het belang hiervan én hoe andere organisaties hierop inspelen? Bekijk dan onderstaande video van Libbey, één van de grootste tafelglasfabrikanten ter wereld. Hierin laat Libbey zien hoe zij hun documenten up-to-date houden en wat een documentmanagementsysteem hen tot op heden heeft opgeleverd.

Document management bij Libbey

Maar niet alleen bij Libbey speelt document management een belangrijke rol, ook bedrijven als Hoogwegt International, Argos Zorggroep en Greenyard laten je graag zien hoe zij hiermee omgaan. Benieuwd naar hun verhalen? Je leest het hier: