Chat with us, powered by LiveChat

Wat is een documentmanagementsysteem?

Een documentmanagementsysteem, ook wel DMS of documentbeheersoftware genoemd, zorgt ervoor dat medewerkers op iedere locatie en op ieder gewenst moment kunnen beschikken over de juiste, actuele en goedgekeurde documentatie (denk hierbij aan protocollen, procedures, werkinstructies en procesbeschrijvingen). De documentatie kan in verschillende type bestanden opgeslagen worden. Denk aan bestanden als PDF, PowerPoint, Word, Excel, CAD of zelfs in video. Een in documentmanagementsysteem kun je simpelweg alle types kwijt! het is eigenlijk een hulpmiddel dat een organisatie helpt om alle processen rondom documenten eenvoudig en efficiënt te beheren.

“Tegenwoordig kunnen wij 3 keer zo snel documenten vinden dan voorheen!”
– Libbey, één van de grootste tafelglasfabrikanten ter wereld –

Wat is het doel van een documentmanagementsysteem?

Iedere medewerker moet in maximaal 2 keer klikken de juiste en meest recente documentatie kunnen vinden om zo zijn/haar taken snel en goed te kunnen uitvoeren. Het documentmanagementsysteem moet de medewerker dus snel kunnen voorzien van de juiste en up-to-date informatie. Zeker gezien de grote mate van versnippering, de hoge informatiedichtheid en de korte houdbaarheid van informatie in kennisintensieve organisaties. Zonder een slim documentmanagementsysteem is het zoeken naar een specifiek document een intensieve, tijdrovende en foutgevoelige klus.

“Zoeken naar een speld in de hooiberg, dat doet niemand voor zijn lol”
– Karin Lubeek, projectmanager bij Hoogwegt International –

In een documentmanagementsysteem kun je niet alleen documenten opslaan en beheren, maar ook content als trainingsmateriaal, video’s, PowerPoint presentaties etc. Juist door al de verschillende type bestanden op te slaan in een documentmanagementsysteem is het mogelijk om het overzicht te houden en versiebeheer te volgen.

Wat zijn de voordelen van een documentmanagementsysteem?

  1. Het elimineert verspilling omdat medewerkers niet eindeloos moeten zoeken naar de meest actuele versie van een document
  2. Het vermindert de kans op fouten omdat iedereen gegarandeerd in de laatste versie van een document werkt
  3. Medewerkers kunnen samen aan een document werken waardoor je kennis eenvoudig kunt bundelen
  4. Versiebeheer wordt gemakkelijker omdat alle veranderingen in een document worden bijgehouden. Hierdoor kun je altijd zien welke aanpassingen zijn gedaan
  5. In het documentmanagementsysteem kun je eenvoudig een workflow vastleggen. Denk bijvoorbeeld aan een update-proces waarin je het proces van auteur, naar review en goedkeuring tot een leesbevestiging van de doelgroep kunt vastleggen
  6. Het zorgt ervoor dat medewerkers altijd toegang hebben tot de voor hun relevante documentatie dankzij een document management app
  7. Documentenbeheer zorgt ervoor dat documenten up-to-date blijven
  8. Het biedt slimme rapportages die inzicht bieden in de status en voortgang van documenten
  9. Het signaleert automatisch de voortgang van processen en zet taken uit naar specifieke (verantwoordelijke) personen, indien noodzakelijk.

Een documentmanagementsysteem in de praktijk

Steeds meer organisaties houden zich bezig met document management en ook de vraag naar documentmanagementsystemen stijgt. Benieuwd naar het belang hiervan én wat een dergelijk systeem voor jouw organisatie kan betekenen? Bekijk dan onderstaand de video van Libbey, de grootste tafelglasfabrikant van Nederland.

Document management bij Libbey