Wat is documentenbeheer?

Zoals de naam al verklapt, helpt documentenbeheer jouw organisatie bij het beheren van documentatie. Al jouw documenten worden ondergebracht in een document- managementsysteem. Zo heeft iedereen binnen de organisatie altijd toegang tot de juiste informatie en kan je, door aan elk document beheerdersrechten te hangen én te werken met versiebeheer, continu de kwaliteit waarborgen. Daarnaast biedt documentbeheersoftware iedereen de mogelijkheid om snel de juiste informatie te vinden.

Voordelen documentbeheersoftware

Het inzetten van documentbeheersoftware brengt verschillende voordelen met zich mee, namelijk:

  • Je bent altijd in het bezit van up-to-date documentatie

  • Je elimineert tijdsverspilling door gebruik te maken van een slimme zoekfunctionaliteit

  • Het beheren een workflow was nog nooit zo eenvoudig. Borg het proces waarin je als auteur het document laat reviewen, goedkeuren en om een leesbevestiging vraagt

  • De kans op fouten neemt af aangezien iedereen werkt met de laatste versies van documenten

  • Je weet altijd wie er op de hoogte is van wijzigingen in documenten of processen door te werken met leesbevestigingen

  • Het houdt automatisch bij welke wijzigingen zijn doorgevoerd in een document, wanneer en door wie

  • Dankzij beheerdersrechten kan je de kwaliteit van documentatie goed waarborgen

Wil je jouw documentenbeheer naar een hoger niveau tillen? Bekijk dan eens de mogelijkheden van een documentmanagementsysteem. Hiermee bespaar je niet alleen tijd, het biedt je ook de mogelijkheid om écht het maximale uit de organisatie te halen.