Chat with us, powered by LiveChat

Aantoonbaar verbeteren doe je zo!

[xyz-ips snippet=”blog-meta”]

In mijn werk als consultant kom ik dagelijks bij organisaties die (bijna)incidenten, (proces)afwijkingen, calamiteiten en klachten registreren. Deze registraties kunnen in veel gevallen tot goede verbetermogelijkheden leiden. Echter merk ik dat het ‘verbeteren’, en dan vooral het organiseren van deze verbetermogelijkheden, voor veel organisaties dé grote uitdaging is. Onderstaand enkele tips die jou kunnen helpen tijdens dit proces.

Het identificeren van verbetermogelijkheden
Er zijn diverse bronnen beschikbaar als het gaat om het identificeren van verbetermogelijkheden. Analyses van (bijna)incidenten, (proces)afwijkingen, calamiteiten en klachten laten onomstotelijk zien waar het beter kan. Maar ook aan goede ideeën en suggesties van medewerkers of klanten heb je een waardevolle bron! En dan zijn er natuurlijk ook nog bronnen waarmee proactief gezocht kan worden naar verbetermogelijkheden, zoals:

  • (periodieke) checks;
  • het in kaart brengen van processen;
  • audits;
  • risicoanalyses;
  • verschillende bevragingsvormen zoals enquêtes;
  • en proces- en uitkomstindicatoren.


Van identificeren naar verbeteren

Zodra de verbetermogelijkheden geïdentificeerd zijn, is het de uitdaging om over te gaan tot het daadwerkelijk verbeteren. Helaas staat er nergens beschreven hoe je moet verbeteren. Er wordt vaak verwacht dat het wel automatisch gaat. Maar verbeteren moet wel degelijk georganiseerd worden. Er zijn diverse methodes die daarbij kunnen helpen. Denk bijvoorbeeld aan de PDCA cyclus, Lean of Lean Six Sigma.

Daarnaast is verbeteren echt een ontwikkeling die je samen doet. Een belangrijke eerste stap is het creëren van commitment van de leidinggevenden. Zij zijn de aanjagers en supporters van het verbeterproces. Het is normaal om tijdens het reguliere werk regelmatig te overleggen over de vraag ‘Wat kan er beter?’. Net zoals de vraag ‘Wat gaan we daar aan doen?’. Bij elk overleg kun je bijvoorbeeld standaard de volgende vragen als agendapunt opnemen: ‘Wat zijn de verbeteringen?’ en ‘Hoe staat het met de implementatie van deze verbeteringen?’.


Borgen van de verbeteringen

Als een verbetering eenmaal is doorgevoerd, is het belangrijk deze te borgen en te verankeren in de organisatie of een specifieke afdeling/team. Dit voorkomt namelijk ongewenste terugval. Het borgen van verbetermaatregelen kun je realiseren door:

  • een wijziging aan te brengen in het bestaande beleid en/of het formeren van nieuw beleid;
  • het (her)inrichten van processen;
  • het aanpassen en/of opstellen van procedures;
  • het bewust worden van de verbeteringen middels e-learning;
  • het toetsen van de opgedane of aanwezige kennis middels e-learning;
  • het versterken van de cultuur door bijvoorbeeld doelen en motivaties te delen zodat verantwoordelijkheid wordt gevoeld;
  • het implementeren van technische oplossingen.


Aantoonbaar verbeteren

Wil je echt een slag maken met jouw organisatie dan is het belangrijk dat alle verbetermaatregelen zorgvuldig geanalyseerd worden. Alleen dan kan je aantonen of geïmplementeerde verbetermaatregelen ook echt effect hebben. Daarnaast is het van belang dat geïmplementeerde verbetermaatregelen geborgd worden. Zorg dus voor een goede opvolging zodat je nieuwe verbetermogelijkheden eenvoudig kunt identificeren. Dit zorgt ervoor dat verbeteren een continu proces binnen de organisatie wordt.


Transparant en inzichtelijk maken

Door gebruik te maken van specifieke kwaliteitsmanagementsoftware, maak je het verbeterproces transparant. Hierdoor kun je eenvoudig bepalen welke zaken, met welke prioriteiten, en wanneer verbeterd moeten worden én wie daar vervolgens verantwoordelijk voor is. Dit zorgt ervoor dat je te allen tijden inzicht hebt in de hoeveelheid werk dat het verbeteren met zich meebrengt.

Zoals je hebt gelezen, heeft het niet slagen van een verbetering vaak te maken met de vele niet geprioriteerde verbeterinitiatieven én de slechte coördinatie van het verbeterproces. Mijn advies aan jullie: start klein en bouw het langzaam uit. Zorg dat iedereen in de organisatie meedoet en vergeet niet om je successen te delen!

  Wil je verder praten over dit onderwerp? Ga dan naar de Infoland community.

Kelly adviseert en begeleid zorginstellingen m.b.t. vraagstukken over het kwaliteitsmanagementsysteem van Infoland.
© Infoland B.V. 1998-2018
Veiligheid als nummer 1 prioriteit
Uit onderzoek van de Inspectie SZW blijkt dat slechts 27 procent van de bedrijven belangrijke risico’s heeft geïnventariseerd. Dat moet anders! Benieuwd hoe? Ontvang dan hier meer informatie!