Incident management: 4 tips om veiliger te werken

Continu verbeteren begint bij het leren van incidenten en afwijkingen

Donderdag 2 augustus 2018 | Leestijd: 4 minuten | Iris Boderie

Incident management, organisaties kunnen er niet omheen. Waar mensen werken, worden fouten gemaakt. De vraag is alleen hoe je als organisatie van deze fouten kunt leren en hoe je hier efficiënt mee omgaat. Door het incident niet alleen te verhelpen maar ook structurele verbetermaatregelen te treffen, kun je ze in de toekomst voorkomen. En zo ga je als organisatie continu verbeteren.

Datalekken, valincidenten, botsingen etc. Het zijn allemaal voorbeelden van zaken waar het op de werkvloer mis kan gaan. De gevolgen hiervan kunnen enorm zijn. Niet alleen voor de medewerkers die bij het incident betrokken zijn, maar ook voor de organisatie in het algemeen. Het kan je namelijk negatieve publiciteit opleveren met een slecht imago als mogelijk gevolg. Maar hoe ga je dit voorkomen?

Liever de tips voor incident management in een infographic bekijken? Open hem hier:

Infographic openen

1. Maak het melden van incidenten een fluitje van een cent!
Maak gebruik van de medewerkers binnen jouw organisatie. Zij zien vaak als eerste waar iets fout gaat. En juist deze informatie heb jij nodig om het maximale uit incident management te kunnen halen. Want jij kan niet op 100 plaatsen tegelijk zijn. Zorg er dus voor dat zij eenvoudig, op ieder moment én op iedere locatie een melding kunnen maken van een (bijna)incident. Een eenvoudige en gebruiksvriendelijke app helpt hierbij. Vergeet daarna niet om feedback te geven op de betreffende melding. Doe je dit niet, dan neemt het urgentiegevoel en de meldingsbereidheid bij medewerkers af.
2. Zorg voor inzicht met slimme rapportages
Audits, checks, inspecties en veiligheidsrondes leveren ons veel waardevolle informatie op. Maar hoe komen we nu bij de kern zodat we echt focussen op de relevante zaken? Sterke en overzichtelijke rapportages helpen jou het overzicht te bewaren en geven in één oogopslag de inzichten die je nodig hebt. Zorg dat je deze informatie ook gebruikt zodat je inzichtelijk krijgt waar zich de zwakke punten binnen (en wellicht ook buiten) jouw organisatie bevinden. Zoom in op de verschillende incident niveaus, voeg de prioriteit toe en bekijk afwijkingen per afdeling, locatie of land.
3. Houd snelheid in de afhandeling en creëer bewustzijn
Het is niet alleen noodzakelijk om zoveel mogelijk meldingen te ontvangen van (bijna)incidenten, maar het is ook belangrijk om die meldingen zo snel en goed mogelijk af te handelen. Dit kan bijvoorbeeld volgens een slim ingerichte workflow die jou in staat stelt om sneller actie te ondernemen en verbeteracties te koppelen aan de juiste personen.

Belangrijk is ook om jouw medewerkers bewust te maken van de gevolgen wanneer ze geen meldingen maken. Doe dit aan de hand van resultaten en laat zien dat door het maken van meer meldingen, er minder incidenten en afwijkingen plaatsvinden.
4. Ga van reactief naar preventief incident management
Probeer bij het achterhalen van de oorzaak van een incident eens een stapje verder te gaan. Maak bijvoorbeeld gebruik van bewezen analyse-methoden, zoals de Tripod, 5 whys, en de Root Cause. Als de oorzaak van een incident bijvoorbeeld een kapot apparaat is, dan is de oorzaak wellicht achterstallig onderhoud of foutief gebruik. En dat betekent dat er waarschijnlijk nog veel meer risico’s op de loer liggen.

Dit zijn cruciale analyses, wil je dergelijke incidenten in de toekomst voorkomen. En voorkomen is beter dan genezen, toch? Ga daarom voor preventief incident management en monitor risico’s, afwijkingen en onveilige situaties continu.
Bonus tip! Tref structurele maatregelen voor de hele organisatie
Het treffen van structurele maatregelen in de hele organisatie is iets wat nog vaak vergeten wordt. Je kunt alles nog zo goed inzichtelijk hebben, maar als je geen maatregelen koppelt, dan is de kans groot dat dezelfde fouten worden gemaakt. Kijk daarom eens naar e-learning lessen voor de hele organisatie of start een interne campagne om bewustwording te stimuleren.

Meer weten over slimme rapportages, eenvoudig melden en hoe slimme software jou hierbij kan helpen? Vraag een gratis demo aan >

Benieuwd hoe andere organisaties hun incident management hebben geregeld en wat het hen heeft opgeleverd? Bekijk hieronder het succesverhaal van Libbey, de op een na grootste tafelglasfabrikant ter wereld.